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如何成功組織大型會(huì)議項(xiàng)目

2008-01-29 13:09    【  【打印】【我要糾錯(cuò)】

  明確目標(biāo)

  任何活動(dòng)都有其目標(biāo),有的放矢才能收到事半功倍之效。中國信息協(xié)會(huì)成立以來,圍繞信息化建設(shè)已成功組織了若干次大型國際研討會(huì),如“信息市場與國際合作研討會(huì)暨展示會(huì)”(1994年),“政府與公共管理先進(jìn)信息技術(shù)國際研討會(huì)”(1996年),“現(xiàn)代信息服務(wù)業(yè)發(fā)展國際研討會(huì)”(1997年),等。這些研討會(huì)都有著共同的特點(diǎn):與聯(lián)合國有關(guān)機(jī)構(gòu)共同組織,研討內(nèi)容是國際上共同關(guān)心的課題,帶有一定的超前性,而且目標(biāo)都很明確。

  聯(lián)合國與中國政府機(jī)構(gòu)聯(lián)合召開“網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)與經(jīng)濟(jì)治理國際研討會(huì)”,主要是基于以下幾個(gè)背景:

  1、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展,加速了全球化進(jìn)程,并促進(jìn)國際經(jīng)濟(jì)新秩序的產(chǎn)生;

  2、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)對(duì)發(fā)展中國家和經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌國家而言是一把雙刃劍,利用好了是極為難得的“數(shù)字機(jī)遇”,利用不好將出現(xiàn)不斷擴(kuò)大的“數(shù)字鴻溝”;

  3、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,國家經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和宏觀調(diào)控環(huán)境、目標(biāo)、手段都將發(fā)生革命性變化;

  4、全球化與信息化加速發(fā)展,便全球經(jīng)濟(jì)治理面臨一系列新的問題和挑戰(zhàn),需要尋求公平合理有效的解決方案。在這樣的背景下,發(fā)展網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì),縮小貧富差距,彌合數(shù)字鴻溝,建立共贏、公正合理的國際經(jīng)濟(jì)新秩序,就成了本次研討會(huì)的主旋律。會(huì)前,聯(lián)合國與中方主辦單位明確了本次會(huì)議的基本目標(biāo):培訓(xùn)一批發(fā)展中國家和經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌國家中負(fù)責(zé)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和宏觀經(jīng)濟(jì)的高級(jí)政府官員;為他們提供所需的信息,以便他們能制訂充分的計(jì)劃來處理網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和經(jīng)濟(jì)全球化帶來的影響并幫助他們抓住機(jī)遇以促進(jìn)他們本國經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展。

  為實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo),設(shè)計(jì)了兩個(gè)基本途徑:一是研討會(huì)采用論壇方式,使參會(huì)者可以從來自全世界網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和經(jīng)濟(jì)治理的國際專家那里獲得知識(shí)和技能,并且互相交流關(guān)于網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和經(jīng)濟(jì)治理的理念、技術(shù)和管理方面的經(jīng)驗(yàn);二是將研討會(huì)變成一個(gè)交流園地,討論和比較各參會(huì)者所在國關(guān)于發(fā)展網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì),有效進(jìn)行經(jīng)濟(jì)治理和建立新的經(jīng)濟(jì)治理體制的政策和策略。換句話說,要從理論和實(shí)踐兩個(gè)方面進(jìn)行深入探討和交流。

  聯(lián)合國提出上述目標(biāo)后,中國方面給予了認(rèn)同。一方面,這也是中方所需要的;另一方面,中國可以通過這樣的活動(dòng),進(jìn)一步了解世界,也讓世界進(jìn)一步了解中國。

  選準(zhǔn)主題

  目標(biāo)定下來以后,主題的選擇就顯得十分重要了。

  據(jù)聯(lián)合國有關(guān)官員稱,把網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)與經(jīng)濟(jì)治理放在一起研究,并組織大型的國際研討會(huì),在國際上還是第一次。實(shí)際上,這個(gè)題目也是聯(lián)合國方面提出來的。“網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)”一詞出現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展之后,至今已是所有人都能耳熟能詳了,但大家的理解和認(rèn)識(shí)并沒有達(dá)到統(tǒng)一。據(jù)擔(dān)負(fù)本次研討會(huì)現(xiàn)場網(wǎng)絡(luò)報(bào)道的中國經(jīng)濟(jì)信息網(wǎng)的記者統(tǒng)計(jì),會(huì)上專家們?cè)谑褂谩熬W(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)”一詞時(shí),前后共后近20種不同的解釋!敖(jīng)濟(jì)治理”一詞的出現(xiàn)則更晚一些,因?yàn)樗轻槍?duì)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)帶來的一些新現(xiàn)象和新問題提出來的。其中有兩個(gè)現(xiàn)象引起國際社會(huì)關(guān)注。一是爆發(fā)于1997年的亞洲金融危機(jī),二是近年來日益顯現(xiàn)的“數(shù)字鴻溝”問題。亞洲金融危機(jī)迫使人們尋求以下問題的答案:危機(jī)的出現(xiàn)是必然現(xiàn)象還是偶然現(xiàn)象?造成這類金融危機(jī)出現(xiàn)的因素還繼續(xù)存在嗎?有什么辦法阻止類似事情的發(fā)生?誰來做?……顯然,在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)條件下,靠一個(gè)企業(yè)、一個(gè)國家的自身努力和潔身自好是難以達(dá)到目標(biāo)的,也沒有哪一個(gè)國家能負(fù)得起這樣的責(zé)任。于是,除了加強(qiáng)國家經(jīng)濟(jì)治理之外,全球經(jīng)濟(jì)治理的課題被提了出來!皵(shù)字鴻溝”問題更是一個(gè)難解之謎:“數(shù)字鴻溝”是否一定會(huì)出現(xiàn)?它對(duì)經(jīng)濟(jì)上業(yè)已存在的南北差距作用如何?后發(fā)優(yōu)勢(shì)能否抵消先發(fā)優(yōu)勢(shì)的先得之利?用什么辦法可以消除和彌合這個(gè)鴻溝? ……顯然,這里也牽涉到國家經(jīng)濟(jì)治理和全球經(jīng)濟(jì)治理問題。

  實(shí)際上,本次研討會(huì)是聯(lián)合國在致力于縮小數(shù)字鴻溝方面所做的諸多努力中的重要一環(huán)。從聯(lián)合國經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事務(wù)部支持與協(xié)調(diào)局政策協(xié)調(diào)處處長約翰·肖林克介紹中可以看到,這已經(jīng)成為聯(lián)合國的重要目標(biāo)之一。1998年聯(lián)合國大會(huì)將全球化和相互依賴問題提上它的議事日程。1999年12月聯(lián)合國大會(huì)通過了一個(gè)決議——《聯(lián)合國在全球化和相互依賴的環(huán)境下促進(jìn)發(fā)展所扮演的角色》。2000年4月聯(lián)合國在紐約總部召開了一個(gè)高層專家討論會(huì),提出要建立聯(lián)合國的ICT(信息通信技術(shù))工作組和信托基金。2000年9月,千年首腦會(huì)議簽署了聯(lián)合國經(jīng)濟(jì)和社會(huì)理事會(huì)的部長宣言,從而對(duì)ICT對(duì)發(fā)展的重要作用作出了更高級(jí)別的政治認(rèn)可。之后,聯(lián)合國秘書長成立了一個(gè)高級(jí)別的ICT問題顧問組,為正式成立ICT工作組做準(zhǔn)備工作。該工作組的全部目標(biāo)要堅(jiān)決服從于千年峰會(huì)的目標(biāo),即在2015年將居住在貧困地區(qū)的人口數(shù)量減少一半。

  經(jīng)過認(rèn)真的研究與思考,為實(shí)現(xiàn)既定的會(huì)議目標(biāo),決定以研究“網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)與經(jīng)濟(jì)治理”為大會(huì)主題,并設(shè)立了五個(gè)相互關(guān)聯(lián)的議題:

  1、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)與經(jīng)濟(jì)全球化:全球網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)狀、趨勢(shì)和前景;網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的正面和負(fù)面效應(yīng);網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和經(jīng)濟(jì)全球化環(huán)境下的國家競爭力;伴隨網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和經(jīng)濟(jì)全球化產(chǎn)生的新難題;從舊經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)所需的領(lǐng)導(dǎo)。

  2、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)與發(fā)展:網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)給發(fā)展中國家與經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌國家?guī)淼臋C(jī)遇與挑戰(zhàn);網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)應(yīng)具備的技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施、法規(guī)框架、財(cái)力和人力資源;發(fā)展網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和從舊經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)過程中的政策和策略;發(fā)達(dá)國家在縮小網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)與孤立經(jīng)濟(jì)差距中所起的作用。

  3、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)與結(jié)構(gòu)調(diào)整:網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的新興產(chǎn)業(yè)和夕陽產(chǎn)業(yè)部門;網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代中信息利用和知識(shí)創(chuàng)新的重要性;交互式多媒體產(chǎn)業(yè)在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)中扮演的角色;網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)要求的商業(yè)轉(zhuǎn)型和新型企業(yè);國家宏觀經(jīng)濟(jì)管理和結(jié)構(gòu)調(diào)整的政策課題。

  4、國家經(jīng)濟(jì)治理:中央政府在從舊經(jīng)濟(jì)到網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)過渡時(shí)期所起的作用;網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)對(duì)國家在經(jīng)濟(jì)治理方面自主權(quán)的影響;政府、企業(yè)和市場之間的新型關(guān)系;在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,強(qiáng)化國家的作用及設(shè)計(jì)和實(shí)施新經(jīng)濟(jì)治理體制的必要性;公共政策制訂和經(jīng)濟(jì)治理執(zhí)行方面的能力構(gòu)建;公共政策制訂和經(jīng)濟(jì)治理執(zhí)行方面的能力構(gòu)建。

  5、全球經(jīng)濟(jì)治理:建立全球經(jīng)濟(jì)治理體制的必要性;全球經(jīng)濟(jì)治理體制的特點(diǎn);全球公共政策的發(fā)展和形成;相關(guān)國際組織決策結(jié)構(gòu)的民主化;聯(lián)合國政府間機(jī)構(gòu)在促進(jìn)國家和全球經(jīng)濟(jì)治理中的作用。

  找好主角

  組織好一個(gè)大型研討會(huì),同組織好一個(gè)大型演出一樣,主要演員的確定是十分重要的一環(huán)。本次研討會(huì)在確立主要演員時(shí)也是頗費(fèi)了一番腦筋的。

  從論壇的角度看,強(qiáng)調(diào)共同參與、互動(dòng)式的交流與溝通,因此與會(huì)者都既是演員又是觀眾,但畢竟有主次之分。大會(huì)指導(dǎo)委員會(huì)經(jīng)過認(rèn)真研究,確立了兩類主要演員:聯(lián)合國方面負(fù)責(zé)為每個(gè)專題找到一位在國際上有影響和聲望的專家做專題報(bào)告;中方以主辦單位領(lǐng)導(dǎo)為主做大會(huì)主旨發(fā)言。

  由于網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)與經(jīng)濟(jì)治理是兩個(gè)互有關(guān)聯(lián)的世界性的前沿問題,要想請(qǐng)到合適的主題報(bào)告人并不是一件容易的事。經(jīng)過聯(lián)合國方面的努力,最終確定由美國國際經(jīng)濟(jì)研究所高級(jí)研究員凱瑟琳·曼博士、瑞士圣加林大學(xué)教授比特·施密德博士、英國倫敦大學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)院教授桑德普·卡普爾、美國南加州大學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)院教授愛德華·勞勒Ⅲ、加拿大卡爾頓大學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)院教授基斯?愛奇遜等分別圍繞五個(gè)議題做專題報(bào)告。

  中方主要演員的確定相對(duì)較容易些,因?yàn)閺拇髸?huì)創(chuàng)意時(shí)起就考慮到了這一點(diǎn)——各主辦單位主要領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議并做主旨發(fā)言。中國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和信息化進(jìn)程的加速推進(jìn)引起了世界的普遍關(guān)注,其它發(fā)展中國家和經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌國家從中國學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)比從發(fā)達(dá)國家學(xué)習(xí)會(huì)更有效,這就是為什么聯(lián)合國要同中國聯(lián)合開這次會(huì)的主要原因。因此,從一定意義上說,很多發(fā)展中國家的代表就是沖著學(xué)習(xí)中國的經(jīng)驗(yàn)來的。所以,中方主要發(fā)言人及其發(fā)言內(nèi)容的確定也同樣十分重要。中方各主辦單位的出場陣容是:國家發(fā)展計(jì)劃委員會(huì)主任曾培炎的報(bào)告題目是《發(fā)展網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì),加快信息化進(jìn)程》,介紹了中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和信息化成就、“十五”信息化發(fā)展目標(biāo),強(qiáng)調(diào)要為信息化推進(jìn)創(chuàng)造良好環(huán)境;

  財(cái)政部部長項(xiàng)懷誠的報(bào)告題目是《中國財(cái)政與網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)》,介紹了中國財(cái)政在支持網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的五項(xiàng)政策措施;信息產(chǎn)業(yè)部部長吳基傳的報(bào)告題目是《實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展,迎接新世紀(jì)挑戰(zhàn)》,介紹了中國改革開放以來信息產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展的基本情況,指出隨著新世紀(jì)的到來,中國信息產(chǎn)業(yè)將在現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮更大的作用;中國人民銀行行長戴項(xiàng)龍的報(bào)告題目是《網(wǎng)絡(luò)銀行的發(fā)展與監(jiān)管》,分析了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅猛發(fā)展給銀行業(yè)帶來的深刻變化,對(duì)網(wǎng)絡(luò)銀行的風(fēng)險(xiǎn)給予了高度重視,并提出了加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)銀行監(jiān)管應(yīng)遵循的一些基本原則;國家統(tǒng)計(jì)局局長朱之鑫的報(bào)告題目是《網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)與中國統(tǒng)計(jì)》,重點(diǎn)介紹了我國統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用情況;北京市市長劉淇的報(bào)告題目是《建設(shè)“數(shù)字北京”,提高城市現(xiàn)代化水平》,介紹了北京信息化進(jìn)展情況和“數(shù)字北京”基本框架。

  對(duì)于如何加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)條件下的經(jīng)濟(jì)治理,我國的研究也是剛剛起步。各主辦單位借助這次研討會(huì)在中國召開之際,都組織了相應(yīng)的研究班子,專門研究這一問題,并起草好相應(yīng)的報(bào)告,效果也十分顯著。

  開始正如后來會(huì)上所反映的那樣:聯(lián)合國經(jīng)社理事會(huì)主席馬丁·貝林加-埃伯托先生認(rèn)為,對(duì)所有的發(fā)展中國家來說,中國的成功經(jīng)驗(yàn)是值得研究和借鑒的。聯(lián)合國經(jīng)濟(jì)與社會(huì)事務(wù)部跨區(qū)域高級(jí)顧問周宏仁博士認(rèn)為,并不是所有的國家都能平等地分享到網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)帶來的好處,中國是能夠利用后發(fā)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的少數(shù)幾個(gè)發(fā)展中國家之一。世界銀行集團(tuán)副行長、首席信息官穆罕默德。穆興先生認(rèn)為,這次會(huì)議選定在世界上發(fā)展速度最快的中國舉行是非常合適的。中國對(duì)因特網(wǎng)和其它信息技術(shù)工具的重視程度和深度將成為我們大家的一種重要教益。

  由于這次會(huì)的重要性,聯(lián)合國和中國政府方面都給予了格外重視。國務(wù)院總理朱镕基、聯(lián)合國秘書長安南為大會(huì)發(fā)來賀信;聯(lián)合國副秘書長德塞因故不能出席,專門制作了錄像講話在大會(huì)上播放;國務(wù)院副總理溫家寶、聯(lián)合國經(jīng)濟(jì)理事會(huì)主席馬丁·貝林加-埃伯托、世界銀行副行長穆罕默德·穆興等出席會(huì)議并作重要講話。

  精心組織

  確定主要發(fā)言人后,還有兩個(gè)主要工作要做:一是組織參會(huì)者,二是落實(shí)發(fā)言內(nèi)容。

  由于這次會(huì)議的定位是高層論壇,討論的又是超前性的理論前沿問題,開始時(shí)我們也擔(dān)心組織參會(huì)者會(huì)遇到難題。但這樣的會(huì)無論從國際還是從中國看,又十分重要,所以還非得這樣不行。按照大會(huì)指導(dǎo)委員會(huì)的要求,會(huì)議的規(guī)模不宜太大,以200人以下為宜。這次會(huì)形式上看有濃厚的政府色彩,但在組織落實(shí)上并沒有采用政府會(huì)議的辦法,而完全采用了市場運(yùn)作模式。因此,對(duì)能組織到多少人到會(huì),心里真的沒有底。整個(gè)會(huì)議的前期準(zhǔn)備用了近一年的時(shí)間,大部分都用在了內(nèi)容的組織設(shè)計(jì)和落實(shí)上了,等到組織參會(huì)人員時(shí)時(shí)間已經(jīng)不多了。值得欣慰的是,正是由于在內(nèi)容上下了大功夫,在組織參會(huì)人員時(shí)倒顯得不怎么費(fèi)力了。二輪通知下發(fā)后,報(bào)名參會(huì)人員很快達(dá)到既定目標(biāo),后來不得不做一些限制,但最后還是突破了300人。其中,在聯(lián)合國和中方各主辦、承辦單位的共同努力下,邀請(qǐng)到了30多個(gè)國家的高級(jí)政府官員出席會(huì)議,其中部長級(jí)以上官員33人。

  內(nèi)容的組織一直到會(huì)議前幾天才算初步完成,其標(biāo)志就是論文集印出來。在兩天的會(huì)議中,大會(huì)和分組會(huì)共安排有50多人作重點(diǎn)發(fā)言。由于會(huì)上時(shí)間有限,為使會(huì)議內(nèi)容更加豐富,會(huì)前做了扎實(shí)的論文征集工作(包括發(fā)函、報(bào)刊廣告、網(wǎng)絡(luò)征集等),并成立了專門的專家組進(jìn)行組織和篩選,最后從大量的征文中遴選出近70篇收入會(huì)議論文集,提供給每一個(gè)參會(huì)者。在這一過程中,有大量的繁瑣而重要的工作要做。

  小結(jié):由于重視內(nèi)容組織,使整個(gè)會(huì)議顯得扎實(shí)有效,體現(xiàn)了“三個(gè)結(jié)合”的特點(diǎn)。一是政府官員、專家學(xué)者、企業(yè)代表相結(jié)合,多角度、多層次切磋、交流,有利于把問題引向深入;二是經(jīng)濟(jì)與信息相結(jié)合,反映出新經(jīng)濟(jì)條件下社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的特點(diǎn);三是宏觀與微觀相結(jié)合,企業(yè)、國家、世界的經(jīng)濟(jì)與治理連在一起研討。與會(huì)代表認(rèn)為,會(huì)議主題把握了世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的走向,有現(xiàn)實(shí)性和前瞻性;內(nèi)容廣泛、豐富,有啟發(fā)性;達(dá)到了交流情況和觀點(diǎn)、共享經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)、促進(jìn)相互了解和加強(qiáng)合作的目的。

  聯(lián)合國經(jīng)社理事會(huì)主席埃伯托(喀麥隆人) 會(huì)后說:“這次研討會(huì)開得很好,中國了不起,60年代中國支持和幫助非洲解放,沒有中國就沒有非洲的今天。希望中國一如既往幫助非洲度過信息革命,縮小同發(fā)達(dá)國家之間的數(shù)字鴻溝!焙商m、加拿大、俄國、拉脫維亞等國代表對(duì)會(huì)議贊不絕口,他們大多數(shù)第一次來中國,認(rèn)為中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展快、商品豐富、會(huì)議組織得好,很多地方出乎他們的想象。哥倫比亞發(fā)展部副部長、阿聯(lián)酋信息總局副秘書長、巴基斯坦信息技術(shù)委員會(huì)委員兼秘書長等代表回國后還來信致謝。因?yàn)閮?nèi)容新穎、豐富,本次會(huì)議也受到國內(nèi)媒體廣泛關(guān)注,人民日?qǐng)?bào)、經(jīng)濟(jì)日?qǐng)?bào)、光明日?qǐng)?bào)、科技日?qǐng)?bào)等40余家報(bào)刊以顯要位置刊登了20多萬字的報(bào)道和稿件,中經(jīng)網(wǎng)現(xiàn)場發(fā)稿50多篇,中央電視臺(tái)4個(gè)頻道先后對(duì)會(huì)議進(jìn)行報(bào)道,其中《中國報(bào)道》還制作了半小時(shí)的專題節(jié)目。由此,我們可以得出結(jié)論,要想使研討會(huì)有效、有用、有意義、使人受益、讓人回味無窮,必須要有好內(nèi)容,并精心組織。

延伸閱讀:成功 組織 會(huì)議
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