一、需求確認

　　對于ERP項目來說需求確認是致關(guān)重要的。如果需求一開始就不明確，系統(tǒng)將面臨不斷的變動，導(dǎo)致工期滯后，成本倍增，并最終導(dǎo)致項目失敗。任何一個需求分析上的錯誤，都將在以后的項目工作中付出50-200倍的代價。需求確認是一個無止境的過程，只有對用戶的要求有了一個非常清晰穩(wěn)定的了解，才算完成了。需求確認的難點在于它不是簡單記錄客戶的要求，而是協(xié)助客戶共同找出什么才是他們最終想要的。應(yīng)用以下系統(tǒng)的需求開發(fā)程序，可以提高需求確認的效率和質(zhì)量：

　　1.分析現(xiàn)有的管理模式和系統(tǒng)；

　　2.初步了解用戶的需求；

　　3.建立簡易的交互式用戶接口樣本；

　　4.改進用戶樣本直至客戶滿意；

　　5.編制簽署需求文件；

　　6.將用戶接口樣本和需求文件歸入項目檔案；

　　需求確認階段的主要成果是：

　　1.雙方確認的客戶接口樣本；

　　2.雙方簽署的需求文件；

　　二、項目計劃和控制

　　計劃和控制是項目管理的核心組成部分。每一個成功的項目都必然有周密的項目計劃。一個好的項目計劃提供了項目的全景描述，是項目資助者、決策小組和項目團隊全面了解項目內(nèi)容的最好工具。項目計劃本身具有穩(wěn)定性和約束性，是實施項目控制的最有力標準和依據(jù)。計劃可能隨著項目深入而更新，但是任何計劃上的改動都必須經(jīng)過嚴格系統(tǒng)的變動控制程序。項目計劃和控制部分主要包括：成本和時間預(yù)算、變動管理、風(fēng)險管理、質(zhì)量管理和里程碑計劃。

　　成本和時間預(yù)算

　　國外系統(tǒng)開發(fā)項目的經(jīng)驗是遵循一套標準化的成本和時間預(yù)算程序。這樣做的好處是可以避免少數(shù)人操縱預(yù)算，另一方面一旦項目資助者同意了采用的預(yù)算程序，就更容易接受預(yù)算結(jié)果，減少了許多爭執(zhí)。在進行成本預(yù)算和時間估計時要注意以下幾點：

　　1.由熟悉項目的專業(yè)人員進行相關(guān)估計。

　　這樣即保證了時間和成本預(yù)算結(jié)果的精確性，又有利于鼓勵士氣和預(yù)算計劃的貫徹執(zhí)行。

　　2.計算所有明顯和不明顯的活動的時間。

　　容易被忽視的活動可能包括：交流、展示、決策、等待、檢查問題、修正問題、團隊協(xié)調(diào)、接受培訓(xùn)、休假和病假等。

　　3.選擇好的預(yù)算軟件。

　　商用預(yù)算軟件可以根據(jù)項目類型和規(guī)模提供工作細目、資源狀況和詳細的日程安排。好的軟件預(yù)算程序還允許利用過去完成的項目資料來更正預(yù)算結(jié)果。同預(yù)算程序本身一樣，預(yù)算軟件也是避免爭議、規(guī)范化管理的工具。

　　4.在主要項目階段末尾重新評估預(yù)算。

　　有效的系統(tǒng)開發(fā)計劃要在每一個重要的項目完成點之后修訂預(yù)算結(jié)果。項目團隊利用更新的預(yù)算制訂下一個完成點的目標，以便更精確地追蹤項目進展。

　　5.不要任意壓縮項目預(yù)算

　　制訂預(yù)算計劃的最大的困難不是技術(shù)方面，而是來自項目資助者的壓力。開發(fā)人員必須說服項目資助者任意壓縮成本和時間預(yù)算的后果，同時提出在成本、時間和功能上平衡的建議。

　　變動管理

　　變動管理是將項目從立項到完成的每一階段成果和文件記錄歸檔，對上述文件的任何變動都要經(jīng)過系統(tǒng)的變動管理程序。變動管理的大致過程包括：

　　1.工作成果在歸檔之前可以任意變動；

　　2.工作成果提交技術(shù)檢查，宣告完成；

　　3.完成的工作成果提交決策小組備案；

　　4.提出變動提案；

　　5.將提案交由受到變動影響的人員檢查；

　　6.相關(guān)人員評估變動在其工作范圍的利弊；

　　7.由決策小組綜合各方面的評估，決定接受、否決或延后處理。

　　實行變動管理可以使項目免于不必要的變動。另外，每一階段的工作成果都要經(jīng)過檢查、認可后備案，有效地剔除了為趕進度而未達標的產(chǎn)品，大大提高了產(chǎn)品的質(zhì)量。

　　風(fēng)險管理

　　根據(jù)系統(tǒng)開發(fā)項目多年的經(jīng)驗總結(jié)，約5％的風(fēng)險管理支出能夠使項目在預(yù)算內(nèi)高質(zhì)量如期完成的機會增加50％－75％。風(fēng)險管理包括以下內(nèi)容：

　　1.指定風(fēng)險管理者

　　風(fēng)險管理者的責任是不斷尋找可能出現(xiàn)的任何狀況，并收集風(fēng)險管理策略。項目管理層應(yīng)充分尊重風(fēng)險管理者的意見，否則風(fēng)險管理將變成形式。

　　2.建立風(fēng)險反饋通道

　　并非挑選一名風(fēng)險管理者就足夠了，項目組織應(yīng)建立一種溝通和獎勵機制鼓勵任何成員隨時指出項目風(fēng)險。

　　3.制訂風(fēng)險管理規(guī)劃

　　風(fēng)險管理規(guī)劃分為風(fēng)險清單和行動計劃。風(fēng)險清單中列明風(fēng)險類別和解決進度。行動計劃是為清單上的每一個風(fēng)險制訂處理計劃。行動計劃的項目包括：描述風(fēng)險發(fā)生機率和影響等級、處理行動步驟、行動負責人、完成日期、成本經(jīng)費。

　　4.更新風(fēng)險管理計劃

　　在項目實施的每一階段隨時更新和維護風(fēng)險清單和行動計劃的內(nèi)容。企業(yè)可以建立一個風(fēng)險追蹤系統(tǒng)，記錄風(fēng)險處理狀態(tài)、安排人員和處理順序。

　　質(zhì)量管理

　　項目質(zhì)量管理的主旨是保證開發(fā)的系統(tǒng)滿足設(shè)計中明確規(guī)定的要求和吻合客戶的特定需求。質(zhì)量管理的范圍包括：

　　1.制訂質(zhì)量保證程序；

　　2.組建獨立的質(zhì)量管理小組；

　　3.培訓(xùn)質(zhì)量管理人員；

　　4.提供質(zhì)量管理預(yù)算。

　　系統(tǒng)質(zhì)量保證程序主要包括缺陷追蹤、技術(shù)檢查、單元測試、集成測試和系統(tǒng)測試。其中特別強調(diào)缺陷追蹤和技術(shù)檢查。因為這兩項工作都發(fā)生在單元測試之前，具有在項目早期找出缺陷加以修正的功能。缺陷追蹤是指發(fā)現(xiàn)缺陷、尋找原因、解決問題、缺陷記錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計和缺陷報告的全過程。缺陷追蹤應(yīng)及早開始，這樣可以及早發(fā)現(xiàn)問題消除錯誤，并為后續(xù)工作提供寶貴的數(shù)據(jù)資料。缺陷追蹤可以通過軟件工具輕松實現(xiàn)。技術(shù)檢查是由開發(fā)人員來檢查別人完成的工作。通過技術(shù)檢查的工作成果將交由決策小組備案。技術(shù)檢查可采用閱讀、調(diào)查、測試和會議等方式，最后由檢查人員提交檢查報告。技術(shù)檢查不僅可以提高工作成果的質(zhì)量，還為新老開發(fā)人員提供了互相交流學(xué)習(xí)的機會。技術(shù)檢查之后一定要有修正行動。

　　里程碑計劃

　　系統(tǒng)開發(fā)的生命周期是螺旋形上升的。項目工作按照系統(tǒng)的功能分成幾個開發(fā)螺旋，每個螺旋都包含設(shè)計、開發(fā)、除錯和測試等步驟。每個步驟的結(jié)果和其他重要完成點稱之為里程碑。項目控制工作就是通過里程碑實現(xiàn)的。里程碑只有完成和未完成兩個狀態(tài)，完成的里程碑必須達到明確的質(zhì)量標準。里程碑的長度可以是每天或每個星期，甚至更短。每個項目成員都建立一個里程碑清單，將每件工作毫無遺漏地放進清單中。項目經(jīng)理通過清點里程碑的完成數(shù)量，來追蹤項目成員的工作量和項目進度，獲得項目工作出現(xiàn)問題的預(yù)警，及時采取補救措施。系統(tǒng)開發(fā)螺旋和里程碑計劃的好處在于可以率先完成開展示客戶期待的重要功能；可以按照階段進行整合，降低項目末期聯(lián)調(diào)的風(fēng)險和壓力；可以進行小范圍的糾錯和評估，有利于系統(tǒng)的穩(wěn)定；有清晰明確的里程碑報告，便于控制項目進度、資源和質(zhì)量。

　　項目組織

　　系統(tǒng)開發(fā)項目的失敗有很多是由于組織混亂和溝通不良造成的。系統(tǒng)開發(fā)人員很容易一下子陷入技術(shù)解決方案之中，而忽視了項目組織工作。項目組織工作看起來繁瑣，其實也有一定的章法可循。其大致可以從以下幾個方面入手：

　　創(chuàng)造以人為本的環(huán)境

　　創(chuàng)造以人為本的環(huán)境包括：鼓勵項目成員參與的政策環(huán)境，安靜獨立的工作環(huán)境；和諧愉快的團隊環(huán)境。

　　建立決策小組

　　單一清楚的項目決策人或決策小組可以避免項目的多頭領(lǐng)導(dǎo)，是成功項目運作的基礎(chǔ)。項目決策小組一般由項目資助者和領(lǐng)導(dǎo)層組成。

　　建立項目溝通機制

　　企業(yè)可以通過設(shè)置內(nèi)部項目網(wǎng)再等方式，公布項目計劃、進度、工作成果等信息。同時，通過在網(wǎng)頁中的匿名溝通欄目，鼓勵成員反映壞消息和不同意見。組建項目團隊。

　　1.在立項和需求開發(fā)階段只需要少數(shù)的資深人員（或售前工程師）。

　　2.選用合格的人選。

　　經(jīng)驗證明最好的開發(fā)人員跟最差的開發(fā)人員的效率比是10：1.項目的質(zhì)量和完成時間取決于開發(fā)人員的素質(zhì)，所以要舍得花時間和金錢尋找合格的開發(fā)人員。

　　3.項目的成功取決于團隊的合作程度而不是個人作戰(zhàn)能力。在確定團隊的人選時要注意團隊成員是否能夠合作愉快，堅決剔除難以相處的成員。

　　4.簡化官僚體系。

　　減少不必要的會議和書面報告，使項目團隊集中精力于核心工作，而不必分心于行政事物。

　　總結(jié)上述，列出以下項目管理的基礎(chǔ)和要點：

　　1.制訂自己的項目管理手冊；

　　2.組建高效率的行動團隊；

　　3.建立統(tǒng)一的信息溝通渠道；

　　4.減少項目報告和會議負擔；

　　5.徹底清晰地定義需求；

　　6.制定里程碑計劃；

　　7.定期修正成本和時間計劃；

　　8.隨時、提前進行測試；

　　9.更新維護項目進度、缺陷追蹤、項目變更、風(fēng)險等記錄。

　　項目管理是一個持續(xù)改進的過程，企業(yè)在項目開發(fā)的實踐中需要不斷地積累，設(shè)計出符合自身特點的項目管理模式。