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1．簽定項目合同時，在專用條款中對檔案提出明確要求。根據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA／T28—2002），在施工合同中明確施工單位提交建設(shè)單位項目檔案的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時間、費用、質(zhì)量要求及違約責任。為統(tǒng)一管理，要求在施工合同中項目檔案承包人，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，負責施工竣工資料及竣工圖紙（含光盤）的整理。明確對未經(jīng)審查驗收或驗收未通過的工程檔案，不辦理項目移交、竣工驗收手續(xù)，不得進行工作費用結(jié)算。明確監(jiān)督單位對竣工文件和竣工圖的完整、準確、系統(tǒng)，應(yīng)負有監(jiān)督、檢查、審核、簽定以及向建設(shè)單位提交監(jiān)督檔案的責任。在合同額中包含3％工程檔案質(zhì)量保證金，在檔案通過檔案機構(gòu)驗收合格，建設(shè)單位接到檔案通知后，返還檔案質(zhì)量保證金。

2．以“統(tǒng).領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。為維護檔案的完整、準確和系統(tǒng)性，建設(shè)單位、各承包單位明確一位領(lǐng)導(dǎo)管理檔案工作，并建立與工程檔案任務(wù)艱巨相適應(yīng)的管理機構(gòu)，配備檔案管理人員，制定管理制度，建立檔案管理人員分級管理工作網(wǎng)絡(luò)，確定網(wǎng)絡(luò)成員名單。建設(shè)單位把項目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)及網(wǎng)絡(luò)成員名單，以正式文件印發(fā)給各承包單位，統(tǒng)一管理建設(shè)項目的檔案。

3．建立監(jiān)督檢查工作機制。定期、不定期檢查，有效監(jiān)督。建設(shè)單位適時對各施工、監(jiān)理檔案進行檢查。監(jiān)督檢查的主要內(nèi)容是各承包單位形成的相應(yīng)文件資料編制的規(guī)范性、及時性，數(shù)據(jù)的準確性和真實性，對涂改、仿造檔案，弄虛作假的行為進行嚴肅處理，限期整改并通報至各參建單位。建設(shè)單位以項目合同和基建檔案管理制度為依據(jù)，及時督促各承包單位按合同的要求收集檔案資料。定期到建設(shè)工程現(xiàn)場檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)檔案工作，確保建設(shè)工程檔案從形成到移交全過程的質(zhì)量控制。經(jīng)常同承包單位交流，了解掌握檔案工作情況，做N，D中有數(shù)。

4．制定培訓(xùn)制度和持證上崗制度。針對施工、監(jiān)理單位檔案管理人員流動性大、兼職多、檔案管理知識不足的特點，建設(shè)單位每年制定培訓(xùn)計劃，要求從事檔案工作的人員，必須參加市檔案局舉辦的檔案管理培訓(xùn)班，考核合格，獲得上崗證后，才能從事檔案管理工作。由于水利工程施工單位存在工作任務(wù)重量、施工現(xiàn)場距市區(qū)較遠的困難，建設(shè)單位邀請檔案專業(yè)人員現(xiàn)場集中培訓(xùn)講課。結(jié)合水利工程實際詳細講解檔案資料的收集、分類、組卷、裝訂、歸檔、保管各個環(huán)節(jié)實際操作和應(yīng)注意的事項，并現(xiàn)場解答問題。充分與施工單位檔案人員交流互動，使檔案人員的業(yè)務(wù)水平得到進一步提升。