[摘要]文章從檔案管理與計(jì)量認(rèn)證工作的關(guān)系入手，闡述了檔案管理在計(jì)量認(rèn)證工作中的作用，質(zhì)量管理體系的運(yùn)行推動了檔案工作的發(fā)展，兩者之間相輔相成、相互促進(jìn)。

　　計(jì)量認(rèn)證是根據(jù)《中華人民共和國計(jì)量法》（1985年9月）實(shí)施的對檢測機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理和技術(shù)能力考核的一種活動。計(jì)量認(rèn)證在我國開展二十余年，對規(guī)范檢測機(jī)構(gòu)行為，整頓檢測秩序，提高檢測工作質(zhì)量發(fā)揮了積極作用。南寧市疾病預(yù)防控制中心作為檢測機(jī)構(gòu)，于1996年通過廣西壯族自治區(qū)技術(shù)監(jiān)督局計(jì)量認(rèn)證評審，并在多次評審復(fù)審考核中逐步建立了一套較為完整的質(zhì)量管理體系。隨著這項(xiàng)工作的深入開展，檔案管理工作被推向了質(zhì)量管理體系運(yùn)行和認(rèn)證的前沿，檔案管理已成為質(zhì)量管理體系認(rèn)證的重要組成部分。同時(shí)計(jì)量認(rèn)證工作進(jìn)一步推動檢測機(jī)構(gòu)的檔案管理，使檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平。筆者就檔案管理工作與計(jì)量認(rèn)證之間的關(guān)系，結(jié)合質(zhì)量管理體系認(rèn)證活動的實(shí)踐，談幾點(diǎn)認(rèn)識。

　　一、計(jì)量認(rèn)證的內(nèi)涵

　　質(zhì)量的概念最先來源于工業(yè)生產(chǎn)，其定義是：產(chǎn)品達(dá)到或超過其價(jià)值所具備的品質(zhì)。每一種產(chǎn)品必須具備相應(yīng)的使用價(jià)值，因而質(zhì)量的主題是永恒的。作為檢測機(jī)構(gòu)的疾病預(yù)防控制中心，檢驗(yàn)結(jié)果就是它的產(chǎn)品，同樣涉及到質(zhì)量問題。質(zhì)量體系認(rèn)證強(qiáng)調(diào)影響產(chǎn)品質(zhì)量的過程控制，在整個(gè)實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)的過程中，如何避免可變因素對檢測結(jié)果的影響，保證結(jié)果的準(zhǔn)確、可靠和可重復(fù)性，是質(zhì)量控制的主要目標(biāo)。隨著人們對質(zhì)量的認(rèn)識不斷深入，實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量控制已不僅僅限于對實(shí)驗(yàn)過程的監(jiān)測，還包括人員培訓(xùn)、正確地采集和運(yùn)送樣本、正確選擇質(zhì)控物和確定質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)以及實(shí)驗(yàn)質(zhì)量控制的綜合評價(jià)和管理等。

　　計(jì)量認(rèn)證就是對向社會提供公證數(shù)據(jù)的各種技術(shù)機(jī)構(gòu)的計(jì)量檢定、測試能力、可靠性和公正性，由政府計(jì)量行政部門所進(jìn)行的考核和證明。計(jì)量認(rèn)證合格的檢測機(jī)構(gòu)為社會提供的監(jiān)測數(shù)據(jù)，作為公證數(shù)據(jù)具有法律效力。

　　計(jì)量認(rèn)證的主要工作，就是由各級計(jì)量、質(zhì)量管理職能機(jī)構(gòu)如省計(jì)量局、省技術(shù)監(jiān)督局等部門組織有關(guān)專家、學(xué)者按照相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)要求對檢測機(jī)構(gòu)的實(shí)驗(yàn)室管理、質(zhì)量控制保證、檔案管理等質(zhì)量情況進(jìn)行全面的檢查、評估是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求，并決定是否頒發(fā)計(jì)量認(rèn)證合格證書。因此計(jì)量認(rèn)證工作是對疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檢測工作質(zhì)量的檢驗(yàn)，促進(jìn)質(zhì)量保證體系的健全，也促使檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

　　二、檔案管理工作在計(jì)量認(rèn)證活動中的作用

　　檔案的本質(zhì)屬性是原始性和歷史性，在疾病監(jiān)測、檢驗(yàn)工作中形成的大量文件資料，是檢測機(jī)構(gòu)質(zhì)量體系管理、運(yùn)行及質(zhì)量體系有效性、規(guī)范性、真實(shí)性的反映和記載，它不僅是檢測機(jī)構(gòu)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)資料，也是日常工作及計(jì)量認(rèn)證評審的重要憑據(jù)。在計(jì)量認(rèn)證過程中檔案工作發(fā)揮了不可忽視的基礎(chǔ)作用，一方面為計(jì)量認(rèn)證單位提供原始資料和法律依據(jù)，另一方面它是質(zhì)量管理體系重要內(nèi)容之一，為獲得計(jì)量認(rèn)證提供前提條件和必要保證。

　�。ㄒ唬�檔案管理為通過計(jì)量認(rèn)證提供重要的基礎(chǔ)依據(jù)在計(jì)量認(rèn)證工作中最重要的一項(xiàng)原則就是以數(shù)據(jù)為依據(jù)。檢測機(jī)構(gòu)的各類檔案是在檢測和管理中形成的各種技術(shù)人員狀況、監(jiān)測數(shù)據(jù)、設(shè)備儀器、原始記錄等最完整、最全面的載體，諸如實(shí)驗(yàn)室的原始記錄、設(shè)備儀器的說明書、監(jiān)測數(shù)據(jù)的真實(shí)性和質(zhì)量保證的有序性，而這恰恰是計(jì)量認(rèn)證過程中最需要的，是檢測機(jī)構(gòu)質(zhì)量體系有效運(yùn)行的歷史見證，為計(jì)量認(rèn)證提供了重要的資料信息和有關(guān)文件并整理出能夠證實(shí)質(zhì)量體系合格的完整信息系統(tǒng)。因而檔案是計(jì)量認(rèn)證工作的基礎(chǔ)，檔案工作質(zhì)量的好壞，體現(xiàn)了質(zhì)量體系運(yùn)行的水平，直接影響著質(zhì)量管理體系的認(rèn)證。

　�。ǘ�）檔案管理是質(zhì)量體系有效運(yùn)行的重要保證檔案管理工作是質(zhì)量體系中的重要環(huán)節(jié)，在質(zhì)量體系認(rèn)證中發(fā)揮著參與、監(jiān)督、指導(dǎo)、促進(jìn)等重要作用。質(zhì)量體系要求檢測機(jī)構(gòu)為實(shí)現(xiàn)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，將所有影響質(zhì)量的要素都采取有效措施管理和控制起來。質(zhì)量體系文件《質(zhì)量手冊》《程序文件》中對每一過程、每一質(zhì)量等要素都進(jìn)行了相應(yīng)的規(guī)定，其中文件和資料要素就是以檔案資料部門為責(zé)任主體來保證其在系統(tǒng)中運(yùn)轉(zhuǎn)的質(zhì)量。一方面，檔案管理部門通過科學(xué)管理，能夠及時(shí)、全面地為需求者提供準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的技術(shù)文件、質(zhì)量記錄、標(biāo)準(zhǔn)等文件資料；另一方面，通過文件和資料的發(fā)放與回收來控制質(zhì)量體系運(yùn)行中的文件資料的完整性，保證質(zhì)量認(rèn)證及其他活動能夠使用相關(guān)文件的有效版本。

　�。ㄈ�）檔案管理是質(zhì)量體系運(yùn)行的基礎(chǔ)性工作質(zhì)量認(rèn)證的顯著特征之一是質(zhì)量體系文件化。檔案信息是編寫檢測機(jī)構(gòu)自身質(zhì)量體系文件的證據(jù)。檢測機(jī)構(gòu)制定的質(zhì)量手冊、質(zhì)量計(jì)劃和程序性文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、質(zhì)量表格式樣、檢測程序卡等都來源于檔案。認(rèn)證過程中檔案部門提供了大量的檔案資料，參與了與檔案工作直接相關(guān)的質(zhì)量體系文件如《文件控制程序》《記錄（檔案）管理程序》的編制、修改過程，對文件資料的形成、分類、編號、保管等方面作了詳細(xì)的分析。因此，檔案管理是質(zhì)量體系運(yùn)行的基礎(chǔ)性工作。

　　（四）檔案在質(zhì)量體系認(rèn)證中起著直接憑證作用檔案既是質(zhì)量體系運(yùn)行的真實(shí)記錄，也是保證質(zhì)量體系是否符合規(guī)定的依據(jù)，妥善保管和利用好檔案，可以對監(jiān)控產(chǎn)品質(zhì)量和清查發(fā)生質(zhì)量問題的責(zé)任原因起直接憑證作用，是質(zhì)量體系評審機(jī)構(gòu)現(xiàn)場審核的主要客觀憑據(jù)。作為質(zhì)量管理體系文件化直接產(chǎn)物的質(zhì)量管理檔案，記載了認(rèn)證單位各種工作的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，一方面充分利用這些檔案，加強(qiáng)全面質(zhì)量管理，提高工作和服務(wù)質(zhì)量。另一方面，它是在實(shí)施質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)審、外審和質(zhì)量管理評審時(shí)主要起原始憑證作用。顯而易見，檔案是質(zhì)量體系認(rèn)證過程中的具體反映，在質(zhì)量管理體系認(rèn)證中起著直接憑證和科學(xué)依據(jù)作用，作為今后質(zhì)量管理體系持續(xù)改進(jìn)的依據(jù)和史料。

　�。ㄎ澹�檔案管理有助于不斷完善質(zhì)量體系，確保質(zhì)量體系發(fā)揮實(shí)際效能任何一個(gè)質(zhì)量體系的建立和實(shí)施都不可能一蹴而就，必然是一個(gè)逐步完善、提高的過程，需要經(jīng)過實(shí)踐的檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題并加以修正，逐步達(dá)到預(yù)期目的。檔案是歷史的原始記錄，不僅凝聚著成果，而且記載著經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。尤其是作為質(zhì)量職能活動可追溯證明的質(zhì)量記錄，包含著與質(zhì)量體系運(yùn)行和產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的所有記錄，從中可發(fā)現(xiàn)問題，尋找質(zhì)量管理的薄弱環(huán)節(jié)，為采取糾正方法及預(yù)防措施提供證明和依據(jù)，促使改善質(zhì)量體系，提高產(chǎn)品質(zhì)量，發(fā)揮質(zhì)量體系的實(shí)際效能。在檔案資料的移交歸檔和文件資料的發(fā)放中，管理人員檢查文件資料的編制、簽署、內(nèi)容是否規(guī)范完整時(shí)，以及同有關(guān)部門的業(yè)務(wù)往來中，往往會發(fā)現(xiàn)許多設(shè)計(jì)、程序、標(biāo)準(zhǔn)等錯誤或有關(guān)部門反映的問題。這些質(zhì)量與管理信息的反饋，有利于及時(shí)糾正質(zhì)量體系運(yùn)行中的錯誤，不斷完善質(zhì)量體系，提高疾控機(jī)構(gòu)管理水平。

　　三、計(jì)量認(rèn)證推動了檔案管理的進(jìn)步

　　質(zhì)量管理、計(jì)量認(rèn)證的過程是加強(qiáng)檔案工作、積累檔案財(cái)富的過程。有效的質(zhì)量體系是檔案管理工作水平提高的推動力。

　�。ㄒ唬┵|(zhì)量體系認(rèn)證對檔案管理的要求《文件控制程序》針對文件進(jìn)行有效的控制和管理，確保其有效性和適用性。其對文件和資料的批準(zhǔn)、發(fā)布、保存以及更改都作了明確的規(guī)定，即：文件和資料發(fā)布前，由授權(quán)人批準(zhǔn)發(fā)布，確保文件是充分的、適宜的。文件在修改時(shí)，要進(jìn)行評審，進(jìn)行標(biāo)識，并得到再次批準(zhǔn)、發(fā)布，確保所使用的文件是有效版本，并從所有使用場所及時(shí)撤出失效文件，防止誤用。如需要保留失效文件時(shí)，加蓋“作廢”印章，對應(yīng)保留的作廢文件和更改的文件都應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識。同時(shí)規(guī)定管理體系文件和經(jīng)確認(rèn)的技術(shù)文件是受控文件，受控文件加蓋受控印章并作標(biāo)記受控編號，發(fā)放時(shí)作發(fā)放記錄。通過此程序的控制知道文件的來龍去脈，一改以往現(xiàn)場使用文件和存檔文件不相符的情況，為提高檔案質(zhì)量奠定了基礎(chǔ)。

　　記錄是一種特殊類型的文件，文件是歸檔前的檔案�！队涗洠�檔案）管理程序》規(guī)范了記錄的內(nèi)容、填寫、更改以及歸檔、貯存和保管的要求：專兼職檔案員要對記錄進(jìn)行分類、編目。按規(guī)定的期限保存記錄，一般保存期為5年。檔案保存室的環(huán)境要適宜，能防盜、防火、防蟲、防鼠、防光、防潮、防霉；所有的記錄要保持清潔、字跡清晰、存放有序、便于存取、檢索和借閱，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。這些要求與《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》的要求是一致的，保證了檔案管理的質(zhì)量。

　�。ǘ�）通過計(jì)量認(rèn)證，進(jìn)一步完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)各類檢測機(jī)構(gòu)要對業(yè)務(wù)檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，各科室都指定有兼職檔案員，在質(zhì)量體系文件中進(jìn)一步明確了各科室檔案管理的職責(zé)。為加強(qiáng)質(zhì)量管理中的檔案工作，由質(zhì)量管理科負(fù)責(zé)收集、整理在質(zhì)量體系運(yùn)行中所形成的文件資料，及時(shí)歸檔，重要的文件資料定期移交綜合檔案室；綜合檔案室履行指導(dǎo)、監(jiān)督職責(zé)。建立起一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)親自“抓”、各科室認(rèn)真“管”、檔案部門負(fù)責(zé)“理”的良好的文件管理流程，形成從下至上的檔案收集歸檔網(wǎng)絡(luò)，使文件程序化、制度規(guī)范化。檔案部門把檔案工作與質(zhì)量管理各項(xiàng)工作相聯(lián)系，做到同時(shí)發(fā)動、同時(shí)布置、同時(shí)檢查，大大促進(jìn)了檔案工作的順利開展。

　　（三）計(jì)量認(rèn)證為檔案管理積累財(cái)富質(zhì)量體系認(rèn)證從質(zhì)量管理的角度要求各個(gè)部門環(huán)節(jié)應(yīng)留下痕跡，要有質(zhì)量記錄并對其進(jìn)行保存和歸檔。因此說，計(jì)量認(rèn)證的過程，也是形成檔案、積累檔案和加強(qiáng)檔案工作的過程。嚴(yán)格的質(zhì)量管理。規(guī)范了檢測機(jī)構(gòu)的檔案工作，為積累檔案財(cái)富提供了保證。在貫標(biāo)過程中，組織人員編寫《質(zhì)量手冊》，并以此為依據(jù)，進(jìn)而編寫程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄。通過編制這些文件，規(guī)范了質(zhì)量管理的各項(xiàng)活動，同時(shí)也規(guī)范了檔案形成的流程，使有考查利用價(jià)值的文件、記錄、表格等能夠完整、準(zhǔn)確地保存下來。

　�。ㄋ模├�用質(zhì)量體系認(rèn)證的契機(jī)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理計(jì)量認(rèn)證工作給檔案管理增添了新內(nèi)容、新活力，為檔案部門做好檔案工作創(chuàng)造了有利的條件，檔案部門應(yīng)抓住有利時(shí)機(jī)，健全檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，加快文件資料和質(zhì)量記錄的傳遞，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步提高檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性，推動檔案工作的發(fā)展。

　　（五）通過計(jì)量認(rèn)證，檔案管理人員的素質(zhì)得到進(jìn)一步提高在質(zhì)量管理工作中，檔案工作被推向計(jì)量認(rèn)證活動的最前列，檔案管理人員成了質(zhì)量體系認(rèn)證中文件資料的控制者和質(zhì)量記錄的管理者，不僅自身要嚴(yán)格按照程序做好工作，而且還應(yīng)指導(dǎo)和協(xié)助檢測人員做好文件資料和質(zhì)量記錄的分類、整理、歸檔等工作，同時(shí)對文件信息的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和有效性進(jìn)行初步檢查。檔案管理人員置身于質(zhì)量管理體系中，按照檔案管理工作和質(zhì)量控制的要求，建立能夠與質(zhì)量管理體系相適應(yīng)的工作模式。擺脫了傳統(tǒng)的工作模式，為自身能力及綜合素質(zhì)的提高產(chǎn)生了重大的作用。

　�。�六）通過質(zhì)量體系認(rèn)證工作。增強(qiáng)人們的檔案意識在質(zhì)量認(rèn)證實(shí)踐中，人們充分認(rèn)識到了檔案管理工作在質(zhì)量管理體系認(rèn)證中的重要作用。檔案部門要以《檔案法》為治檔依據(jù)，通過宣傳教育等手段，提高全體人員的檔案意識，強(qiáng)化檔案管理觀念，并直接參與檔案管理工作。同時(shí)培養(yǎng)檔案管理人員的質(zhì)量、服務(wù)、創(chuàng)新和標(biāo)準(zhǔn)等意識，增強(qiáng)責(zé)任感，每一位兼職檔案員都應(yīng)認(rèn)真、主動配合檔案主管部門的工作，堅(jiān)持按章辦事、依法治檔，使檔案工作及檔案管理走上統(tǒng)一化、規(guī)范化、法制化的軌道。 一總之，隨著質(zhì)量管理體系認(rèn)證的深入發(fā)展，給檔案管理工作帶來新的生機(jī)和挑戰(zhàn)，二者有著密不可分的聯(lián)系，互為依存、互為促進(jìn)。檔案管理部門要正確處理檔案管理工作和質(zhì)量管理體系認(rèn)證工作的關(guān)系，使檔案管理工作既要遵循我國檔案工作的法律法規(guī)，又要適應(yīng)質(zhì)量管理體系運(yùn)行和認(rèn)證的要求。并以此為契機(jī)，借鑒質(zhì)量管理體系先進(jìn)模式，結(jié)合實(shí)際，充分發(fā)揮檔案管理工作在質(zhì)量管理體系運(yùn)行和計(jì)量認(rèn)證中的積極作用，不斷地改革創(chuàng)新，使檔案管理工作日益豐富和完善。