一、檔案工作的重要性、方法及作用

　�。ㄒ唬�檔案工作的重要性 

　　檔案工作是揭示檔案工作有關(guān)情況及發(fā)展規(guī)律的一項(xiàng)重要工作。中央、國(guó)務(wù)院在對(duì)國(guó)家檔案局關(guān)于召開全國(guó)檔案工作會(huì)議的報(bào)告的批示中指出：“做好檔案工作。不僅是當(dāng)前工作的需要，而且是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)。”檔案作為真實(shí)記錄歷史內(nèi)容的重要工作決定了檔案價(jià)值的長(zhǎng)遠(yuǎn)性。

　　（二）檔案統(tǒng)計(jì)的涵義及意義 

　　國(guó)務(wù)院在關(guān)于加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)工作的決定中指出，“統(tǒng)計(jì)是社會(huì)主義建設(shè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作”，檔案統(tǒng)計(jì)是以數(shù)據(jù)的形式準(zhǔn)確地反映出檔案工作的真實(shí)情況。揭示檔案管理活動(dòng)的規(guī)律。檔案統(tǒng)計(jì)工作為高校檔案事業(yè)發(fā)展提供建設(shè)性規(guī)劃。檔案的統(tǒng)計(jì)工作是用定量的方法，以檔案工作領(lǐng)域中的大量現(xiàn)象為對(duì)象。通過從質(zhì)和量的聯(lián)系中對(duì)數(shù)量的觀察、分析和研究，揭示檔案和檔案工作中諸多現(xiàn)象的發(fā)展過程、現(xiàn)狀及其一般規(guī)律性。檔案統(tǒng)計(jì)包括：檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)，這是最基本的統(tǒng)計(jì)。主要包括各類檔案的收進(jìn)、移出、銷毀、實(shí)存數(shù)量等項(xiàng)目；檔案工作的統(tǒng)計(jì)，即對(duì)整理、鑒定、保管和利用等業(yè)務(wù)工作情況的統(tǒng)計(jì)；檔案工作基本情況的統(tǒng)計(jì)；檔案利用的統(tǒng)計(jì)及分析。

　　二、檔案統(tǒng)計(jì)的方法及作用

　　（一）檔案統(tǒng)計(jì)的方法 

　　檔案統(tǒng)計(jì)所采用的方法與技術(shù)和一般統(tǒng)計(jì)工作的方法與技術(shù)相同，只不過所涉及的對(duì)象是檔案工作領(lǐng)域。檔案統(tǒng)計(jì)基本上可以分為：

　　1檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)選定統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的確立是進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，也是檔案統(tǒng)計(jì)工作的前期準(zhǔn)備階段，檔案統(tǒng)計(jì)是通過統(tǒng)計(jì)指標(biāo)來表現(xiàn)檔案工作的數(shù)量方面，用數(shù)字的形式來描述檔案工作中的現(xiàn)象。

　　2檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的目的與作用在于獲取原始數(shù)據(jù)，是根據(jù)具體統(tǒng)計(jì)工作目標(biāo)、任務(wù)和要求不同而采用不同的格式，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可靠、真實(shí)、準(zhǔn)確。

　　3檔案統(tǒng)計(jì)整理檔案統(tǒng)計(jì)整理主要是對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分組、歸納整理。

　　4檔案統(tǒng)計(jì)分析檔案統(tǒng)計(jì)分析主要是對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)的結(jié)果進(jìn)行分析研究。

　　（二）檔案統(tǒng)計(jì)的作用 

　　檔案工作內(nèi)容通常有六個(gè)環(huán)節(jié)，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用，在這六個(gè)環(huán)節(jié)中，統(tǒng)計(jì)是其中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，它具有承前啟后的作用，是搞好檔案綜合管理的必要條件。

　　檔案統(tǒng)計(jì)是學(xué)校檔案事業(yè)建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作。檔案統(tǒng)計(jì)是了解和掌握學(xué)校檔案的形成、管理、利用情況和檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段。通過檔案統(tǒng)計(jì)資料，可以進(jìn)一步認(rèn)識(shí)和掌握檔案工作的基礎(chǔ)規(guī)律。提高檔案的管理、服務(wù)水平。檔案統(tǒng)計(jì)是學(xué)校檔案工作發(fā)展的依據(jù)。通過統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。可以準(zhǔn)確地反映學(xué)校館（室）藏檔案的數(shù)量。利用檔案情況，檔案部門工作量大小，人力、物力、財(cái)力需求等，以便在領(lǐng)導(dǎo)制訂檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃時(shí)作參考和依據(jù)。檔案統(tǒng)計(jì)是上級(jí)部門對(duì)學(xué)校檔案事業(yè)監(jiān)督的工具。檔案統(tǒng)計(jì)工作，可以客觀地反映學(xué)校檔案工作的發(fā)展水平，便于上級(jí)部門檢查督促。