摘要：本文提出在高校檔案館嘗試建立“專題館員制度”，即為教學、科研、行政管理三類服務(wù)單位提供具有鮮明個性的檔案信息服務(wù)。本文對建立該項制度的必要性和專題館員應(yīng)具備的素質(zhì)、工作職責進行了初步探討。

　　班主任對畢業(yè)生的評語、學校結(jié)論。在作四個結(jié)論時，要求求真防假，不溢美，不隱惡，實事求是；要求概括具體，不講大話，優(yōu)缺點分明，特長突出，結(jié)論明確不含糊，為用人單位提供對畢業(yè)生使用、培養(yǎng)發(fā)展的可靠依據(jù)。筆者曾發(fā)現(xiàn)，有的班主任喜歡搞一點論，對喜愛的學生溢美隱惡，對不喜歡的學生在評語中出現(xiàn)這也不好那也不行的語句，甚至無優(yōu)點可尋代寫論文。有的班主任在評語中喜歡講大話、空話，什么“高舉”、“堅定”、“最最”等詞語。對于這樣的評價，學校在審核把關(guān)時，應(yīng)推倒重來，對個別評價不妥當?shù)模瑧?yīng)由主管學生管理工作的校領(lǐng)導親自把關(guān)修改、簽章。對學校結(jié)論，要慎之又慎，對于三好學生、學習標兵，個別有專長、技能方面突出的學生，要在一般結(jié)論基礎(chǔ)上，做出實事求是的評價。對于犯錯誤和不能畢業(yè)的學生，都做出慎重的簽署。在作結(jié)論時，可遵循下列原則：自己認識了的錯誤從寬，固執(zhí)己見、拒絕承認的從嚴；歷史的從寬，現(xiàn)實的從嚴；結(jié)論從寬，批評和自我批評從嚴；已經(jīng)改正了的從寬，重犯的從嚴；堅持不改的必須作結(jié)論……嚴肅認真地做好畢業(yè)生資料的歸檔工作。畢業(yè)生資料歸檔是建檔工作最后一個環(huán)節(jié)，關(guān)系到建檔工作成敗，也關(guān)系到用人單位對資料的使用和掌握。歸檔工作的具體程序是：第一，組建好建檔工作隊伍。成立建檔工作機構(gòu)，選拔辦事認真、細心，有統(tǒng)計、書寫專長，有教學管理經(jīng)驗的人組成，派專人負責，人數(shù)一般三至五人，不宜過多。因為建檔是一項細致的工作，來不得半點馬虎和疏忽，不能出現(xiàn)錯統(tǒng)、錯登、錯裝、漏裝現(xiàn)象。第二，做好成績、獎懲的核實謄寫工作。這項工作任務(wù)大，因為每個學生每學期的期評成績要謄寫到每個畢業(yè)生登記表的成績欄里，每個學期的獎懲情況要謄寫到獎懲欄里，這就要求建檔工作人員要對學生負責，對學校負責，作風正派，避免差錯和失誤。第三，對畢業(yè)生登記表里的四個結(jié)論逐個檢查，檢查的內(nèi)容是：領(lǐng)是否審查，是否簽字蓋章，年月日是否按規(guī)定的要求書寫。第四，整理、裝訂成冊，填寫卷內(nèi)目錄。把學生每學期的總結(jié)鑒定表、實習鑒定表、畢業(yè)生登記表、技術(shù)等級審批表、入學時的新生登記表、體檢表、團員材料以及其他材料等等，按時間順序一一整理，裝訂成冊，填寫卷內(nèi)目錄。第五，裝袋，封口。裝訂成冊的畢業(yè)生材料，裝進每個學生的檔案袋里，檔案袋的名字一定和畢業(yè)生材料的名字相符，然后封口，蓋封口章。綜上，可見做好技校畢業(yè)生的建檔工作是極其重要的，步驟也是十分復雜的。作為技校的檔案工作者，在技校已經(jīng)面向市場的情況下，要使勞動力更好地在社會讓渡，就要重視技校畢業(yè)生的建檔工作，不斷提高建檔工作的要求，要以適應(yīng)社會主義經(jīng)濟建設(shè)的客觀需要，為技工人才的培養(yǎng)和輸送作出新的貢獻。

　　一、在高校檔案館建立專題館員制度的必要性 

　　1.建立專題館員制度是高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著高等教育大眾化的實施，招生規(guī)模的不斷擴大，很多高校對學科專業(yè)作了相應(yīng)調(diào)整，一些專業(yè)得到加強，一些新興學科、邊緣學科應(yīng)運而生，這就對高校檔案館信息服務(wù)提出了全新的要求和挑戰(zhàn)。建立檔案館專題館員制度恰好可以滿足檔案文獻信息服務(wù)的針對性、科學性要求。檔案館可以遴選具有豐富專業(yè)知識、較高信息專業(yè)水平，熟悉對口服務(wù)單位檔案資源建設(shè)，能夠有效提供信息服務(wù)的專題館員，與用戶建立直接聯(lián)系，深入了解對口服務(wù)單位的檔案利用需求，有的放矢，提供有針對性的對口服務(wù)。為了應(yīng)對專題館員制度的建立，檔案館的服務(wù)重心也要由一般服務(wù)向信息咨詢服務(wù)轉(zhuǎn)移，同時，專題檔案館員要深入教學科研、管理一線，緊密追蹤教學、科研動向，多層次、全方位運用多種手段開發(fā)館藏，在檔案館和各對口服務(wù)單位之間建立一個動態(tài)的、交互的信息服務(wù)模式，真正為教學、科研起到信息導航作用。 

　　2.建立專題館員制度有利于提供個性化的檔案利用服務(wù)。當今社會是充滿了個性化特色的社會，高校檔案館也是一樣，要想辦出特色，必須想方設(shè)法提供個性化的檔案信息利用服務(wù)，而建立專題館員制度恰好可以滿足這方面的需求。檔案館以“專題館員”為紐帶，在檔案館和各對口服務(wù)單位之間架起一座個性化的服務(wù)橋梁。專題館員在掌握對口服務(wù)單位的教學、科研、管理工作動態(tài)的同時，針對服務(wù)單位的工作重點、難點和中心工作提供二次、三次文獻編研資料，最大限度地為用戶提供深層次的文獻信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的最大化利用。 

　　3.建立專題館員制度有利于檔案館人才隊伍整體素質(zhì)的提高。高校檔案館的自身發(fā)展需要高素質(zhì)的館員隊伍做支撐，近年來，高校檔案館的人才隊伍已逐步出現(xiàn)了一批年輕化、專業(yè)化和高學歷化的人才。這類人才恰好為專題館員制度在高校檔案館的實施奠定了扎實的人才儲備基礎(chǔ)。專題館員的工作并不是人人都能夠勝任的，這種制度對館員的學歷、能力要求較高，要求必須具備扎實的學科知識和相應(yīng)的信息檢索能力、良好的人際溝通能力、善于學習的能力和積極主動服務(wù)的能力。這種人才實際上是一種知識型館員，他們有一種強烈的追求職業(yè)發(fā)展前景的欲望，注重強調(diào)工作的自我引導和自我管理，注重團隊協(xié)作、信息溝通和知識交換，注重自身價值的體現(xiàn)，喜歡不斷學習，喜歡富有挑戰(zhàn)性的工作，因此，只有這種知識型人才，才能夠適應(yīng)專題館員的發(fā)展要求。專題館員在提高自身綜合素質(zhì)，做好對口服務(wù)單位檔案信息資源服務(wù)利用工作的同時，也可以帶動館內(nèi)其他同事參與到個性化檔案信息服務(wù)之中，從而有效提升檔案館員工的整體素質(zhì)。

　　二、高校檔案館專題館員應(yīng)具備的素質(zhì)專題館員一般都是碩士以上學歷、具備檔案專業(yè)或信息管理專業(yè)學科背景，擁有廣博的專業(yè)知識、駕輕就熟的檔案信息資源開發(fā)能力和敏銳的分析判斷能力，較好的計算機、外語運用能力，能夠有針對性地為教學、科研和行政管理提供個性化檔案信息服務(wù)。高校檔案館專題館員在具備這些基本素質(zhì)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)具備檔案信息導航素質(zhì)、檔案信息挖掘素質(zhì)和公共關(guān)系拓展素質(zhì)等，只有具備了這些綜合素質(zhì)，才能為檔案用戶提供個性化的檔案信息服務(wù)，為學校教學、科研、管理的和諧統(tǒng)一發(fā)展奠定堅實、可靠的基礎(chǔ)。 

　　1.檔案信息導航素質(zhì)。面對龐雜、浩瀚的檔案信息資源，高校檔案用戶總是感覺僅僅憑借自己的經(jīng)驗和素養(yǎng)獲取檔案信息，一般都難以獲得令自己滿意的、全面的、有效的檔案信息資源。而檔案館專題館員恰恰具有檔案用戶所不具備的優(yōu)勢，能夠利用自身對檔案庫藏資源了如指掌的優(yōu)勢，幫助用戶有選擇地采集、存貯、組織、控制和提供檔案信息資源，幫助用戶在多樣化的檔案信息資源中快捷、準確、全面地獲取檔案信息資源。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息意識反映了人們對信息工作的性質(zhì)、作用的認識程度，是關(guān)系到能否發(fā)揮信息能力的先決條件。隨著高校教學、科研的迅猛發(fā)展，檔案信息資源的日益膨脹，要在各種堆積如山的檔案信息資源中有效地獲取、評估、開發(fā)、篩選出有價值的信息，從有價值的信息中分辨出核心信息，必須具有強烈的信息意識。而檔案信息導航素質(zhì)就是明確要求專題檔案館員要具備強烈的信息意識和敏銳的信息洞察力，要善于捕捉、發(fā)現(xiàn)、挖掘和利用檔案文獻信息。只有具備檔案信息導航素質(zhì)，才能有針對性地做好對口服務(wù)單位的檔案信息資源建設(shè)工作。 

　　2.檔案信息挖掘素質(zhì)。隨著高校用戶需求的日益?zhèn)�性化、多層次化，用戶對檔案需求在綜合性、適用性、有序性方面提出了更高的要求。高校的教師和管理人員已不滿足于對檔案信息線索和數(shù)據(jù)的單純獲取，而是要求檔案館提供有深度的，對館藏檔案信息進行分析、篩選、編研之后的利用價值較大的檔案信息資源。檔案信息資源的開發(fā)利用不僅僅只是提供簡單的一次文獻查詢，更重要的是要提供從各種檔案信息資源中檢索、挖掘出來的專題匯編、調(diào)研分析或者預測報告、決策參考等。這就要求檔案專題館員在熟悉對口服務(wù)單位檔資源建設(shè)的基礎(chǔ)上，從教學院系、職能管理部門的角度出發(fā)，組織、分析、提煉相關(guān)的檔案信息資源，并將加工編研后的檔案信息提供給對口服務(wù)單位，有效實現(xiàn)專題館員的職責。同時，隨時掌握對口服務(wù)單位的工作進展動態(tài)和學術(shù)研究動態(tài)，組建相關(guān)的教學、科研專題數(shù)據(jù)庫，對對口服務(wù)單位的主要信息資源進行全面系統(tǒng)的分析、對比、歸納和提煉，形成檔案文獻綜述和文獻評介，使龐雜的檔案信息資源由分散變?yōu)榧�中，最大限度地方便高校檔案用戶，滿足其不斷增長的檔案信息需求。 

　　3.公共關(guān)系拓展素質(zhì)。隨著高等教育教學改革的不斷深入，高校檔案館的工作也要緊隨形勢的發(fā)展而不斷深入，主動開發(fā)、拓展新的信息服務(wù)項目為教學、科研、管理服務(wù)，拓寬檔案工作的影響力，爭取學校領(lǐng)導及各院系、職能部門對檔案工作的更多支持。要做到這一點，專題館員就要發(fā)揮比較大的作用，因為，他們不同于普通的館員。專題館員的身份給予了他們和各院系、職能部門交往的機會。作為檔案館與對口服務(wù)單位之間的橋梁，專題館員必須建立與對口單位的緊密聯(lián)系，和用戶進行經(jīng)常性的對話、交流，真誠地聽取用戶的意見和批評，利用各種不同的方法和手段，分析用戶的需求，了解用戶的心理，及時改進服務(wù)工作。

　　三、高校檔案館專題館員的工作職責高校檔案館專題館員的工作職責主要有以下幾種： 

　　（1）建立檔案館主動了解用戶需求的交流機制，專題館員負責定期與對口服務(wù)單位進行固定的工作聯(lián)系，采取多種方式加強與服務(wù)單位的溝通，諸如參加院系的相關(guān)會議和學術(shù)交流活動、跟蹤工作進展等。 

　　（2）負責搜集、鑒別和整理對口單位的檔案信息資源，并在檔案館網(wǎng)站上建立對口服務(wù)單位的檔案信息資源專題信息。 

　　（3）協(xié)助對口服務(wù)單位進行教學、科研、行政事務(wù)等專題檔案文獻檢索，逐步做到有針對性地為教學、科研、行政單位提供定期服務(wù)和決策參考服務(wù)。 

　�。�4）為對口服務(wù)單位提供檔案信息咨詢服務(wù)，通過電話、電子郵件、面對面咨詢等方式及時滿足用戶查詢檔案信息的需求。在檔案館網(wǎng)頁上設(shè)立“專題館員咨詢園地”，公布專題館員的個人聯(lián)系信息，并借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提供多種在線咨詢服務(wù)。 

　�。�5）提供用戶利用檔案的指導與培訓，定期或不定期地開展各層次用戶的培訓活動，指導用戶充分利用檔案信息資源；經(jīng)常向用戶宣傳推廣檔案館的信息資源。專題館員制度的建立需要制定明確的工作目標、詳盡的崗位職責、科學的考核方法和切實可行的激勵機制。高校檔案館可以根據(jù)自身的實際情況，確定是否實施該項制度。專題館員制度的實施不可能一蹴而就，需要不斷學習，一步一個腳印地扎實工作和毫不氣餒地努力爭取。筆者深信，高校檔案館只要以嚴謹、科學的態(tài)度推行該項制度，就一定能夠收到較好的效果，促進高校檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新和檔案信息資源開發(fā)利用水平的提高。