摘要：檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。根據(jù)工作的需要準確地判定檔案的保管期限。

　　一、檔案庫房管理中的保密工作

　　檔案的庫房管理是檔案保密的重點。

　　從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規(guī)定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關辦公樓內。應注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

　　二、絕密檔案的管理和保密

　　絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治活動、軍事活動和經(jīng)濟發(fā)展的成敗，關系到四化建設的進程。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。

　　1、絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

　　2、提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”�J儲存在頭腦中　秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國家大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務。

　　3、加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

　　三、做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

　　確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規(guī)的保護，產生法律效力的時限�！秶�家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規(guī)定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

　　四、檔案管理人員的職責

　　檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

　　五、檔案涉密情況的變化

　　檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的�；�本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時的；大多數(shù)的，總的趨勢是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化；二是密級文件作用的變化�J原來的密級文件指導作用與現(xiàn)在工作不相適應，已失去了指導作用，為此立檔單位廢掉了此類文件，密級自然消除了。三是保密時限的變化。原館室所存檔案涉密文件，只標有密級而沒有保密時限，多數(shù)都是超期服役，因此應依據(jù)檔案涉密內容的變化掌握劃密標準，嚴防密級偏高或偏低，密期偏長或偏短。

　　六、做好檔案密級的調整工作

　　1、要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調的基礎上，重點解決好兩個問題：一要嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必糾。二要主動接受保密部門對調密工作的監(jiān)督指導，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定，為今后進一步搞好規(guī)范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。

　　2、要建立起法制的新秩序。對涉密檔案的變化調整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。歷史的經(jīng)驗教訓告訴我們，以往關于檔案保密的制度還不健全，適應不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內容。為了適應涉密檔案調密工作制度化、正規(guī)化的需要，應建立以下三個制度：（1）、建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；（2）、建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知檔案館室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；（3）、建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規(guī)范化建設。

　　3、要加強涉密檔案的科學管理。在調密工作中我們發(fā)現(xiàn)，過去經(jīng)常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴散機密的漏洞。對此，可以采取分段治理的辦法。以1991年貫徹國檔發(fā)28號文件實施館、室、藏涉密檔案解密劃控工作為界，對以前大量混訂在卷內的密級文件可以原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷時，可采取對與所查檔案無關的涉密文件進行密封等措施。今后對密級文件特別是絕密文件應當單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機密擴散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調密不便的問題。同時，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密文件統(tǒng)計臺帳和存放地點索引，為科學的管理，準確的掌握，有效的保密，及時的提供創(chuàng)造條件。