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構(gòu)造設(shè)計院基于項目管理的組織模式

2010-10-11 16:20  來源于網(wǎng)絡(luò)  【  【打印】【我要糾錯】

  專業(yè)模式和綜合模式是設(shè)計院現(xiàn)行的兩種非彼即此的組織模式。實踐中,很多設(shè)計院從初期的專業(yè)模式變革到綜合模式,現(xiàn)在,又有很多設(shè)計院再次回到專業(yè)模式,同時,還有為數(shù)眾多的設(shè)計院仍處于痛苦的兩難選擇之中。兩種組織模式分別存在嚴重的實踐缺陷,使設(shè)計院在兩種組織模式間搖擺,難以走出組織模式設(shè)計的困境。上海復(fù)斯管理咨詢公司根據(jù)長期的實踐經(jīng)驗研究認為,設(shè)計院只有完善項目管理,并在此基礎(chǔ)上構(gòu)造專業(yè)矩陣制結(jié)構(gòu)或超矩陣制組織結(jié)構(gòu),才能真正解決設(shè)計院在組織模式設(shè)計中遇到的問題,步入設(shè)計院組織發(fā)展的良性軌道。

  一、設(shè)計院現(xiàn)行組織模式及其缺陷

  專業(yè)模式和綜合模式是設(shè)計院現(xiàn)行的兩種基本組織模式。本質(zhì)上,專業(yè)模式是直線職能制組織結(jié)構(gòu)在設(shè)計院的具體表現(xiàn),綜合模式是事業(yè)部制組織結(jié)構(gòu)在設(shè)計院的具體表現(xiàn)。

  在專業(yè)模式下,專業(yè)生產(chǎn)資源按專業(yè)集中配置在各個專業(yè)所(或?qū)I(yè)處),管理資源集中配置在院級職能部門,由院級職能部門完成對所有項目的計劃管理——從編制生產(chǎn)計劃,到組織落實、專業(yè)協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查,由各專業(yè)所(或?qū)I(yè)處)按院生產(chǎn)作業(yè)計劃要求完成本專業(yè)的設(shè)計生產(chǎn)任務(wù);在綜合模式下,各專業(yè)生產(chǎn)資源按各業(yè)務(wù)需要,分散配置到不同的二級綜合院內(nèi),管理資源也根據(jù)各業(yè)務(wù)需要分散配置到二級綜合院中,由各二級綜合院負責本院內(nèi)所有項目的計劃管理,并由二級綜合院內(nèi)的各專業(yè)生產(chǎn) 資源完成自身的項目生產(chǎn)任務(wù)。

  由于兩種組織模式在資源配置方式上的差異,導(dǎo)致這兩種組織模式優(yōu)缺點的差異。生產(chǎn)資源按專業(yè)集中配置,有利于形成各專業(yè)的規(guī)模經(jīng)濟,各專業(yè)的生產(chǎn)能力較高;管理資源分散配置到各二級綜合院,從理論上說,就是對二級綜合院進行管理分權(quán)和業(yè)務(wù)類型管理的專業(yè)化,即“管理分工”,如同“勞動分工”可以提高勞動效率的道理一樣,管理分工可以提高管理能力,使得設(shè)計院業(yè)務(wù)管理能力(包括經(jīng)營能力和生產(chǎn)管理能力)較高。因此,對于一個既定的設(shè)計院而言,專業(yè)模式的優(yōu)點在于其較高的專業(yè)生產(chǎn)能力,缺點在于其較低的業(yè)務(wù)管理能力;綜合模式的優(yōu)缺點與專業(yè)模式相反:業(yè)務(wù)管理能力高而專業(yè)生產(chǎn)能力低。

  除此之外,兩種組織模式還分別存在各自的其它缺陷,尤其是綜合模式,對專業(yè)建設(shè)和技術(shù)進步的破壞性很大,目前很多采取綜合模式的設(shè)計院,也已經(jīng)越來越明顯的感受到了這方面的問題。

  二、項目管理是走出設(shè)計院組織模式困境的基礎(chǔ)

  從當前設(shè)計院產(chǎn)能和組織效率不高角度看,兩種組織模式都不是很好的選擇。

  對設(shè)計院而言,實際生產(chǎn)能力受制于兩個因素:各專業(yè)生產(chǎn)能方和生產(chǎn)管理能力。如同“木桶原理”——木桶能裝的水取決于木桶最低一塊木板,設(shè)計院的實際生產(chǎn)能力取決于“產(chǎn)能”和“管能”中某個“短板”的水平。在專業(yè)模式和綜合模式中,“專業(yè)生產(chǎn)能力”和“生產(chǎn)管理能力”好似“蹺蹺板”,兩者呈現(xiàn)相互矛盾的反比例變化,結(jié)果無論采用哪種模式,始終都存在制約實際生產(chǎn)能力的“短板”,導(dǎo)致兩種組織模式都不能最大程度的發(fā)揮潛在生產(chǎn)能力,都存在產(chǎn)能低、效率差的問題。

  必須改變現(xiàn)行的業(yè)務(wù)運行方式,才能走出設(shè)計院組織模式的困境。集中計劃管理的業(yè)務(wù)運行方式是當前許多設(shè)計院普遍采用的業(yè)務(wù)管理方式——很多設(shè)計院雖然引入了項目管理,但由于完善程度不夠及組織環(huán)境的支撐性不強,導(dǎo)致業(yè)務(wù)管理方式的實際轉(zhuǎn)變不大,最多不過是“以項目為對象”的集中計劃管理而已。該管理模式主要是通過常規(guī)組織體系的行政指揮系統(tǒng)實現(xiàn)的,而、旦通過常規(guī)組織體系的行政指揮系統(tǒng)完成業(yè)務(wù),則整個業(yè)務(wù)運行的實現(xiàn)過程必然需要行政權(quán)力作為保障,而一旦如此,則必然導(dǎo)致設(shè)計院在組織模式上出現(xiàn)困境:采用綜合模式時,各個二級綜合分院要想做到指揮有效,必然要求將其所需要的生產(chǎn)資源(專業(yè)設(shè)計生產(chǎn)人員)納入其行政指揮系統(tǒng)內(nèi),即將生產(chǎn)資源分散配置到各個二級綜合分院,于是專業(yè)生產(chǎn)規(guī)模經(jīng)濟必然被破壞;若采用專業(yè)模式,生產(chǎn)管理就必然只能由院集中進行,而不可能進行管理分權(quán)化,于是業(yè)務(wù)管理能力必然下降。

  項目管理的業(yè)務(wù)運行方式不需要大量借助常規(guī)組織的行政指揮系統(tǒng),而是在項目管理制度制約下,通過項目部和內(nèi)部各業(yè)務(wù)單位之間的商務(wù)關(guān)系完成項目生產(chǎn)工作。這樣,就自然避免了“集中計劃管理模式”下設(shè)計院組織模式的設(shè)計困境。在項目管理基礎(chǔ)上,即使采用專業(yè)模式,也仍然能通過管理的專業(yè)化和分權(quán)化實現(xiàn)綜合模式管理能力高的優(yōu)點。上海復(fù)斯管理咨詢公司在為機械部二院、鐵道部第三勘察設(shè)計院等的管理咨詢中,通過引入和完善項目管理,并在此基礎(chǔ)上進行相應(yīng)的組織設(shè)計,很好的破解了設(shè)計院組織設(shè)計的困境,既保證了設(shè)計資源按專業(yè)配置的專業(yè)模式的優(yōu)點,又實現(xiàn)了對綜合模式優(yōu)勢內(nèi)容的兼容性設(shè)計。

  三、建立專業(yè)矩陣制結(jié)構(gòu)和超矩陣制組織結(jié)構(gòu)

  項目管理的良好運行離不開所在的組織環(huán)境——組織結(jié)構(gòu)、收入分配和業(yè)績考評體系等,為此,設(shè)計院需要對整體的組織結(jié)構(gòu)和相關(guān)制度進行變革。

  根據(jù)上海復(fù)斯管理咨詢公司的研究,業(yè)務(wù)類型單一的小型設(shè)計院和業(yè)務(wù)類型多元的大型設(shè)計院,在組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計上有不同的取向;對于業(yè)務(wù)類型單一的小型設(shè)計院,應(yīng)建立專業(yè)矩陣制結(jié)構(gòu),即在專業(yè)模式基礎(chǔ)上建立專業(yè)項目管理部門,完善業(yè)務(wù)管理部門不夠?qū)I(yè)化的現(xiàn)行矩陣制結(jié)構(gòu)。這種模式的組織結(jié)構(gòu)是由專業(yè)所(室或處)加院專業(yè)項目管理部門組成。在對院業(yè)務(wù)管理部門進行整合和專業(yè)化設(shè)置時,應(yīng)根據(jù)項目管理的成熟程度和院業(yè)務(wù)量的大小,掌握專業(yè)化的精度,合理設(shè)置項目經(jīng)營部門、項目管理部門和各類項目控制部門等。

  對于業(yè)務(wù)類型多元的大型設(shè)計院,如鐵道部的四個大型設(shè)計院,人數(shù)都在三干人以上,業(yè)務(wù)類型涉及傳統(tǒng)的鐵路設(shè)計和新發(fā)展起來的城市軌道交通設(shè)計和公路設(shè)計等。這樣的設(shè)計院適合構(gòu)造“超矩陣制”組織結(jié)構(gòu)。超矩陣組織結(jié)構(gòu)是上海復(fù)斯管理咨詢公司為大型設(shè)計院管理咨詢過程中創(chuàng)新出來的,整體構(gòu)架由“專業(yè)所(處)+業(yè)務(wù)管理單元+院職能管理部門”組成。業(yè)務(wù)管理單元可以繼續(xù)稱分院,但其資源構(gòu)成和功能不同于原綜合性分院。首先,它的資源構(gòu)成中不包括設(shè)計資源,所有的設(shè)計資源都集中配置專業(yè)所(處)中,所配置的全部是項目管理資源;其次,它的功能不包括設(shè)計生產(chǎn)功能,而僅是生產(chǎn)管理功能和部門經(jīng)營管理功能。不同類型的業(yè)務(wù),由不同的業(yè)務(wù)管理單元指派項目經(jīng)理和設(shè)計經(jīng)理,并通過特定的資源提出和確認程序,由院級管理部門負責落實完成項目部的組建;組建后的項目部(組),在相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理單元的控制和協(xié)調(diào)下完成全部生產(chǎn)任務(wù);項目部(組)和業(yè)務(wù)管理單元協(xié)調(diào)失靈時,由院級管理部門負責協(xié)調(diào),并依據(jù)最后的責任認定裁決對相關(guān)部門的制度處罰。

  無論是建立專業(yè)矩陣制結(jié)構(gòu),還是構(gòu)造超矩陣組織結(jié)構(gòu);都需要同時在預(yù)算管理體系、業(yè)務(wù)管理制度、項目的收入分配制度和業(yè)績考評制度等方面上作出配套性的變革,以實現(xiàn)組織管理模式的整體變革,否則,結(jié)構(gòu)本身不過徒有形式而已。

  需要強調(diào)的是,項目管理是專業(yè)矩陣制結(jié)構(gòu)和超矩陣制結(jié)構(gòu)建立的基礎(chǔ),因此,在根本上需要設(shè)計院加強對項目管理的理解,完善項目管理體系的建設(shè),并在此基礎(chǔ)上,根據(jù)項目大小、難易等特點,靈活選擇不同的項目部(組)組織形式,運用不同的項目業(yè)務(wù)程序體系、項目專業(yè)職能管理與控制體系,和項目業(yè)績管理體系,以實現(xiàn)與項目特點的最佳匹配。

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