摘要：文章闡述了港口基本建設(shè)項目文件材料搜集、積累的范圍和順序，以及方法與措施。

　　關(guān)鍵詞：文件材料；檔案；搜集；積累；措施；方法

　　基建文件材料是基建檔案的基礎(chǔ)，文件材料搜集、積累的好壞，直接影響著基建檔案的優(yōu)劣。基建文件材料是基建檔案的前身，是基建文件材料的歸宿。

　　一、文件材料

　　文件材料是在科研、生產(chǎn)、建設(shè)等科技、生產(chǎn)活動中直接形成的，以特定的形式固定在一定載體上的各種原始記錄。文件材料的定義包含了兩部分內(nèi)容，“文件”通常所指的是圖樣、文字材料等紙質(zhì)材料，而“材料”是指紙質(zhì)外的其他載體文件，如底片、照片、影片、軟盤、錄音錄像等材料。各種載體的文件都是一樣的，都是科技生產(chǎn)、建設(shè)活動的記錄，只是制成材料不同而已。

　　二、文件材料搜集、積累的范圍及順序

　　根據(jù)工程的進(jìn)展情況可分為依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計材料及部分竣工材料及建設(shè)監(jiān)理材料等。

　　三、文件材料搜集、積累的方法與措施

　　按照基建工程程序，通過一定的方法、制度與工具，將基建工程中形成的文件材料搜集、積累、集中并妥善保管。這項工作貫穿在工程建設(shè)的自始至終，避免文件材料的紊亂、損壞、丟失，有利于維護(hù)文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有利于基建工程的利用，也為基建文件材料的整理、立卷、歸檔夯下堅實的基礎(chǔ)。

　　（一）文件材料搜集、積累的方法

　　1、隨時隨地搜集、積累。由于基建工程施工管理繁雜、施工期長、工種多，形成的文件材料也是多種多樣、多個渠道和多個環(huán)節(jié)。為把文件材料搜集、積累齊全、完整、準(zhǔn)確，這就要求工程管理人員，做到隨時隨地地搜集、積累已形成的文件材料，按形成的先后順序或相關(guān)聯(lián)系隨時做好登記，以便施工管理人員隨時查看、調(diào)用，并做好借閱登記，及時催還，以免丟失、遺漏或損壞。

　　2、及時催要。由于工程管理牽扯單位、部門較多，各工種之間相互交叉、管理層次較多。因此，按有關(guān)程序辦理的文件材料較多。如一份文件從編寫到傳簽再到行文簽發(fā)往往需要較長時間。因此管理人員要及時催要，督促搜集。

　　3、抓住文件材料搜集、積累的重點和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　�。�1）工程建設(shè)設(shè)計變更是頻繁，是文件材料積累最不容易做好的環(huán)節(jié)，也是搜集的重點和難點。特別注意設(shè)計代表在施工現(xiàn)場所做的變更，由于這些變更規(guī)模小，又多為口頭答復(fù)，容易被忽視，因此，要求技術(shù)人員要即使催要書面變更，并準(zhǔn)確地將變更內(nèi)容修改到施工圖中，這也是檔案管理人員深入工地檢查的重點。

　　（2）地下管網(wǎng)工程的文件材料，也是積累的難點之一。工程的水、電、暖等地下管網(wǎng)工程，猶如工程的神經(jīng)和血管，縱橫交錯、上下交叉，與整個項目發(fā)揮整體功能密切相連、休戚相關(guān)，文件材料的準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及對以后的維修、改擴(kuò)建有著深遠(yuǎn)意義，因此文件材料必須做到圖物相符、坐標(biāo)準(zhǔn)確、標(biāo)識清楚，各專業(yè)之間要相互銜接，認(rèn)真負(fù)責(zé)。

　�。�3）工程竣工驗收的文件材料的搜集和積累是單項工程以及整個工程檔案搜集的重中之重。單項工程竣工后，文件材料基本已全部形成，按照公司下發(fā)的《文件材料歸檔細(xì)則》的歸檔范圍逐一對照，缺一不可，缺失文件注明原因，特別是總承包單位下有分包單位的文件材料，并進(jìn)行匯總。

　　4、文件材料搜集、積累中的薄弱環(huán)節(jié)。所謂薄弱環(huán)節(jié)往往是沒有引起足夠重視的或因工作中間環(huán)節(jié)多、相互銜接不及時，或因變化了的情況沒有采取相應(yīng)措施而出現(xiàn)的脫節(jié)或斷檔。

　�。�1）前期工作階段和工程的初開工階段，因人員配備不到位、工作忙亂、生疏，甚至出現(xiàn)前期工作人員的調(diào)走或交接不及時而出現(xiàn)空擋、斷檔，因此，這個階段更應(yīng)著重控制文件材料的搜集、積累。

　　（2）設(shè)備等技術(shù)材料的搜集。有關(guān)工程設(shè)備采購等項目中所有的產(chǎn)品合格證、說明書、化驗單等，在采購或運(yùn)輸中容易忽略、流失或破損，因此更應(yīng)在現(xiàn)場到貨驗收時搜集齊全相關(guān)的文件材料。

　�。�3）聲像材料的搜集、積累。如土建工程，需要搜集、積累的照片資料從基礎(chǔ)施工、主體施工、裝修到竣工各個階段都應(yīng)留下多個方面（或方位）的照片資料或底片。特別是要害部位如隱蔽工程、工程質(zhì)量事故等方面，更應(yīng)隨時拍攝，在這方面要求施工單位落實到人，責(zé)任到位，隨時搜集，及時配有文字說明，統(tǒng)一妥善保管。

　　（二）文件材料搜集、積累的措施

　　1、首先要提高全員的檔案意識，克服對檔案工作“說起來重要、干起來次要、忙起來不要”的錯誤思想。提高全員檔案意識，重點是提高領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識，煙臺港集團(tuán)有限公司作為港口工程建設(shè)的先頭部隊，領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識較強(qiáng)，不僅講在會上、說在嘴上，更要寫在紙上、落實到行動上。作為單位的一把手更是利用休息時間調(diào)閱單位工程檔案，并逐頁檢查提出若干整改意見，給檔案管理工作注入了新的動力，也為檔案人員撐了腰、打了氣、鼓了勁，使其對檔案的管理工作就有了決心、信心，也就有了自覺性和主動性。

　　2、文件材料的搜集、積累，實行“3個納入”，從加強(qiáng)工程管理入手，實施嚴(yán)密科學(xué)的管理制度。

　　（1）納入工程管理程序。在工程管理工作中，將全過程中的每個階段應(yīng)該形成和積累的哪些文件材料規(guī)定下來，如煙臺港集團(tuán)有限公司專門為此下發(fā)《文件材料歸檔細(xì)則》。

　�。�2）納入工程計劃管理。在下達(dá)工程計劃的同時，下達(dá)文件材料搜集、積累計劃。分部、分項工程完成之后，應(yīng)當(dāng)搜集、積累完整、齊全、準(zhǔn)確的文件材料，否則，完成計劃不達(dá)標(biāo)。

　�。�3）納入工程技術(shù)人員的崗位責(zé)任制。使其責(zé)任制度化，以加強(qiáng)有關(guān)人員的責(zé)任感，也便于監(jiān)督、檢查和管理。

　　3、加大檔案職能部門的督察、指導(dǎo)工作的力度。嚴(yán)把合同關(guān)，運(yùn)用法律手段超前控制；嚴(yán)把保留金的結(jié)算關(guān)，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段超前控制；嚴(yán)把平時督導(dǎo)關(guān)，運(yùn)用職能手段超前控制；嚴(yán)把竣工驗收關(guān)，運(yùn)用行政手段超前控制。