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如何提高周例會的效率

2010-01-29 10:16    【  【打印】【我要糾錯】

  周例會是項(xiàng)目參與各方在項(xiàng)目實(shí)施過程中進(jìn)行例行溝通的重要手段,只有充分認(rèn)識到周例會的作用與形式,明確流程并嚴(yán)格執(zhí)行,才能提高周例會的效率與質(zhì)量。

  在IT項(xiàng)目的周例會上,我們可能會或多或少的遇到以下描述的場景:

  1、原定1個小時的周例會,結(jié)果開到4個小時還沒有結(jié)束;

  2、例會上只有領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)言,其他人都在聽。會議結(jié)束后,發(fā)現(xiàn)本子上記滿了領(lǐng)導(dǎo)的講話內(nèi)容,根本沒有涉及項(xiàng)目中的問題;

  3、周例會上甲方的一個小組長與乙方的一個小組長開始了口若懸河的辯論賽,其他的參加人員,不是觀眾就是評委,一片熱火朝天、欣欣向榮的景象;

  4、周例會上有人在練三心二意功法:耳朵在聽別人發(fā)言、眼睛看著筆記本的屏幕、心里想著今天的晚餐,其間還要收發(fā)一兩條短消息,與臨座位的與會者交頭接耳。

  5、開了兩個小時的周例會,大家都已經(jīng)說得口干舌燥,卻仍然不能得到一個結(jié)果。

  6、定在9點(diǎn)鐘開始的例會,到了9點(diǎn)半時,人員還沒有到齊,實(shí)際開會時間總會比預(yù)定時間晚上半個小時;

  7、周例會開完了,沒有參加的人需要四處去詢問開會人,“我說哥們,這周例會都講了些什么?”,結(jié)果是問一個人回答一個版本。

  8、周例會上,針對技術(shù)架構(gòu)是采用實(shí)時接口還是非實(shí)時接口,進(jìn)行SWOT討論,懂技術(shù)的人聽得津津有味,不懂技術(shù)的人如聽天書。

  9、周例會開始后,無人發(fā)言,最后只好草草收場,看起來項(xiàng)目進(jìn)展很順利,最后卻是難逃項(xiàng)目延期的命運(yùn)。

  這些場景往往或促成我們對周例會機(jī)制的抱怨,或使參與者對周例會的內(nèi)容漠不關(guān)心,甚至懷疑周例會本身就是一個錯誤。究其原因,還是周例會自身的定位與實(shí)現(xiàn)方式存在著認(rèn)識上的不足,下面將從周例會的作用、形式、流程上進(jìn)行說明,從而使更多的人了解周例會,盡可能的提高周例會的效率與質(zhì)量。

  周例會的作用與形式

  IT項(xiàng)目的周例會是項(xiàng)目管理與項(xiàng)目溝通的重要手段之一。假設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過程中,全體人員都有把握在即定的范圍、時間、成本之內(nèi)完成項(xiàng)目,而項(xiàng)目涉及的資源情況、外部相關(guān)環(huán)境、內(nèi)部環(huán)境都不發(fā)生變化,項(xiàng)目成員之間信息溝通順暢、理解一致的情況下,項(xiàng)目的周例會或許是沒有存在的必要性了,F(xiàn)實(shí)卻是需要我們尊重這些假設(shè),需要我們隨時的應(yīng)對當(dāng)這些假設(shè)不成立時引起的變更,IT項(xiàng)目的特點(diǎn)之一就是在變化中建設(shè),在變化中更成熟。多數(shù)情況下,一期項(xiàng)目的結(jié)束,往往伴隨著下一期項(xiàng)目的開始。這與最近十幾年,信息產(chǎn)業(yè)日新月異的高速發(fā)展密不可分。

  周例會是項(xiàng)目參與各方在項(xiàng)目實(shí)施過程中進(jìn)行例行溝通的重要手段。甲方、乙方、監(jiān)理方、相關(guān)利益方等通過周例會來交換彼此的問題、意見、可能承擔(dān)的風(fēng)險等,共同討論項(xiàng)目范圍、時間、成本的變化情況。周例會需要對每周的項(xiàng)目實(shí)施狀態(tài)進(jìn)行總結(jié)與分析,調(diào)整下一周的項(xiàng)目任務(wù)計劃,分析當(dāng)前的項(xiàng)目實(shí)施情況與項(xiàng)目的整體計劃安排之間的支撐關(guān)系,周例會需要明確反映、記錄項(xiàng)目各方對項(xiàng)目當(dāng)前狀態(tài)的意見與決策。

  一般在項(xiàng)目初始階段,就需要在項(xiàng)目配置文件的溝通管理章節(jié)中對周例會進(jìn)行說明,主要有以下幾點(diǎn)內(nèi)容:周例會的召開時間、地點(diǎn)、主持人員、參與人員、周例會的介紹模板、會議紀(jì)要模板、會議紀(jì)要的審核流程、會議紀(jì)要的發(fā)送人員列表、周例會過程簡介、周例會基本要求、特殊情況處理等內(nèi)容。這種事先的約定,一旦得到了各方的認(rèn)可,就需要按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行,這是項(xiàng)目實(shí)施中的“法律”,是項(xiàng)目參與者的游戲規(guī)則。溝通管理是貫穿整個項(xiàng)目生命周期的,其中關(guān)于項(xiàng)目的周例會的相關(guān)規(guī)定,也會在項(xiàng)目的生命周期中進(jìn)行調(diào)整。無論如何調(diào)整周例會的規(guī)定,周例會應(yīng)該具有的元素都是必不可缺的。例如:會議紀(jì)要的審核流程可以增加或是簡化環(huán)節(jié),變更人員,調(diào)整審核的約定時間,審核的手段方式等,但審核本身是必要的,會議紀(jì)要一定需要各方的審核后,才是可以存檔與發(fā)布的版本。通過對這些要素的理解,制定嚴(yán)格的流程,才能減少或避免上述的一些不合適的場景的出現(xiàn)。

延伸閱讀:效率 例會
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