（一）行政籌備工作

行政籌備工作主要包括組織機構(gòu)設(shè)立與收費許可手續(xù)的辦理，解決項目經(jīng)營許可問題，是項目能否合法開業(yè)的前提條件。

（1）組織機構(gòu)成立。主要內(nèi)容有申請營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證，印章辦理，基本賬戶設(shè)立等，分別向工商部門、質(zhì)量監(jiān)督部門、稅務(wù)機關(guān)、公安部門、銀行申報。

（2）收費許可。由于各地法規(guī)要求不同，收費許可通常通過報批和報備方式辦理。報批項目需向主管部門申報批準(zhǔn)后方可收費。無論是報批還是報備，物業(yè)服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn)都應(yīng)在經(jīng)營場所對外公示，做到明碼標(biāo)價、亮證收費。

（3）機構(gòu)設(shè)立和收費許可申報所需材料及流程可向當(dāng)?shù)刂鞴懿块T或辦事窗口訊問、索取，按其規(guī)定程序準(zhǔn)備資料申報即可。

（二）人力資源籌備工作

人力資源籌備工作是所有工作開展的基礎(chǔ)，也是項目能夠有效運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵條件。人力資源定編是否能滿足項目運轉(zhuǎn)需要，人員能否及時保障到位，員工能力是否能勝任崗位要求，是人力資源籌備需重點考慮的內(nèi)容。

1.物業(yè)管理處組織架構(gòu)

物業(yè)管理處作為最基本的經(jīng)營單元，應(yīng)當(dāng)配置相對完整的組織保障物業(yè)管理處的正常運作。通常物業(yè)管理處典型架構(gòu)設(shè)置職能部門包括支持部門（綜合事務(wù)部）和專業(yè)服務(wù)部門（客服、工程、秩序、保潔、園藝）等職位。但實際設(shè)置組織時通常會依據(jù)客戶需求、委托合同約定、不同類型物業(yè)特點等，首先確定服務(wù)內(nèi)容／服務(wù)界面／服務(wù)時間，然后再確定組織架構(gòu)。

2.人力資源定編

項目人力資源定編通常需考慮項目正常服務(wù)人員和集中入住裝修階段支援人員。人力資源定編計劃應(yīng)明確分工、工作時間、工作區(qū)域、責(zé)任范圍、人員配置數(shù)量。

（1）項目正常運行人力資源配置計劃原則上應(yīng)借鑒物業(yè)服務(wù)投標(biāo)書的配置，并結(jié)合項目規(guī)模、交付進度、設(shè)施設(shè)備配置情況、園林面積、出人口數(shù)量等實際需要進行優(yōu)化，編制正常期人力資源配置計劃。

（2）由于入住手續(xù)辦理集中，業(yè)主裝修或喬遷工作量較大，為了保障項目在集中入住及裝修階段各項工作的正常開展，物業(yè)管理處在集中入住裝修階段通常會考慮必要的支援人員，根據(jù)項目交付量及時間確定支援人員配置計劃。

（3）人員到位時間是人力資源配置計劃需重點考慮的要素。到位時間短，會影響籌備工作的推進和前期工作的效果；到位時間長會增加項目的經(jīng)營成本。所以物業(yè)管理處需根據(jù)項目的復(fù)雜程度確定人員進場時間（通常物業(yè)管理處管理類／專業(yè)主管在項目人住時間前兩個月進場，操作類員工根據(jù)熟悉現(xiàn)場和掌握人住期間崗位須知所需的培訓(xùn)時間進場）。

3.招聘

人力資源的招聘或調(diào)撥需根據(jù)配置計劃確定的到位時間開展，物業(yè)管理處團隊可以通過從企業(yè)其他項目調(diào)配或面向市場招聘方式組建，招聘渠道包括人才市場、招聘網(wǎng)站等，同時也可以通過勞務(wù)公司輸入人員；對于外包服務(wù)也應(yīng)在合同中明確人員到位時間并跟進，讓外包機構(gòu)提前招聘，確保人員及時到位。

4.培訓(xùn)

為了確保項目管理團隊熟悉前期運作籌備的工作內(nèi)容、工作要求、關(guān)鍵時間節(jié)點等，物業(yè)管理處需組織對管理服務(wù)人員進行必要的培訓(xùn)。項目入住前培訓(xùn)包括項目交底、人職崗前培訓(xùn)和入住專項培訓(xùn)。

為了讓管理服務(wù)團隊熟識項目，明確項目管理的關(guān)鍵要素，物業(yè)管理處可以通過召開項目交底會，組織熟識項目人員（如參與投標(biāo)人員）與財務(wù)管理部門對管理團隊進行交底，包括：

（1）項目的基礎(chǔ)信息。包括：項目的基本概況、建設(shè)施工單位等相關(guān)單位背景、主要設(shè)施設(shè)備的配置情況、人力資源配置情況、周邊同質(zhì)項目（或競爭樓盤）的情況。

（2）項目前期物業(yè)服務(wù)委托合同的關(guān)鍵條款。包括：合同委托期限、合同續(xù)簽及中止條件；委托服務(wù)范圍、內(nèi)容及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)；物業(yè)服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)管及考核的要求；物業(yè)產(chǎn)權(quán)歸屬及權(quán)益分配（如車庫、會所等）的約定；經(jīng)營管理方面的約定；違約責(zé)任、：其他關(guān)鍵性條款。熟悉商品房買賣合同中關(guān)于前期物業(yè)管理部分的有關(guān)業(yè)主權(quán)利義務(wù)重要條款的摘要。

（3）財務(wù)交底。包括：項目收費面積及收費要素（包括房產(chǎn)編號、房產(chǎn)建筑面積、收費面積、業(yè)主資料等）；物業(yè)服務(wù)費標(biāo)準(zhǔn)；停車場管理費、中央空調(diào)運行維護費、集中采暖費標(biāo)準(zhǔn)；代收代付費用（如水費）標(biāo)準(zhǔn)；對空置物業(yè)費、前期介入費、物資裝備費等費用的約定；對經(jīng)營虧損補貼、利潤（權(quán)益）分成、管理酬金等方面的約定；與建設(shè)單位的費用結(jié)算時間、付款賬號等；對臨時用水用電費用的約定、水電過戶的約定；建設(shè)單位向業(yè)主贈送或減免（物業(yè)費、停車費）的情況；違約金、獎勵金的約定；費用收繳率的約定；其他費用（如專項維修工程費用）的約定；建設(shè)單位對報表格式、報表提交時間、審計要求等的約定；項目的承接預(yù)算、項目的經(jīng)營盈虧結(jié)果。

（4）建設(shè)單位及其他相關(guān)單位的關(guān)鍵聯(lián)系人（負責(zé)人和聯(lián)系人等）。入職崗前培訓(xùn)主要讓員工具備崗位工作能力，能夠勝任崗位要求；人住專項培訓(xùn)主要是讓員工掌握集中人住裝修階段的事務(wù)處理能力，為業(yè)主提供優(yōu)質(zhì)的人住服務(wù)體驗。