1、工地（地盤）會議記錄和有關工程的來往信件，都必須全部保存妥當，直到合同全部履行完畢、所有索賠項目獲得解決為止。

2、各種施工進度表，包括業(yè)主代表和分包編制的進度表。

3、施工備忘錄（日記），在施工中發(fā)生影響工期和索賠有關的事項，都要及時做好記錄。按年月日順序號存檔，以便查找。

4、做好建筑師和工程師的口頭指示記錄，及時以書面形式報告建筑師予以承認。將他們的書面指示按年月日順序編號存檔。

5、工程照片需有專人管理，照片都應標明拍攝的日期，最好購買帶有日期的相機。將照片按工程進度整理編排。

6、收集記錄每天的氣象報告和實際氣候情況。

7、整理保存工人和雇員的工資與薪金單據(jù)、材料物資購買單據(jù)，按年月日編號歸檔。

8、完整的工程會計資料，包括工卡，人工分配表、注銷工資薪金支票、材料購買定貸單、收訖發(fā)票、收款票據(jù)、帳目及有關圖表、財務信件、經(jīng)會計師核證的財務決算表等。

9、所有的合同標書文件、合約圖紙、修改增加圖紙、計劃工程進度表、人工日報表、材料設備進場報表及帳單（工程付款單）等需歸類保存入檔。

以上九項資料是施工索賠的原始依據(jù)，承包商必須重視做好，否則，索賠無依據(jù)，一切都是空談。