1.建立檔案資料管理制度

監(jiān)理現(xiàn)場機構在合同工程項目開工前，建立監(jiān)理檔案資料管理制度（包括歸檔范圍、要求，以及檔案資料的收集、整編、查閱、復制、利用、移交、保密等各項內容）。指定專門人員隨工程施工和監(jiān)理工程進展，加強監(jiān)理資料的收集、整理和管理工作。

總監(jiān)理工程師定期對監(jiān)理檔案資料管理工作進行檢查。同時，督促承包人按合同規(guī)定做好工程檔案資料管理工作。

2.監(jiān)理檔案資料的組成

監(jiān)理現(xiàn)場機構按國家或國家有關部門頒布的關于工程檔案管理的規(guī)定；發(fā)包人和監(jiān)理合同文件規(guī)定，做好包括合同文本文件、發(fā)包人和發(fā)包人指示文件、施工文件、設計文件和監(jiān)理文件等必須歸檔的檔案資料的分類建檔和管理。

3.監(jiān)理檔案的移交

監(jiān)理現(xiàn)場機構按發(fā)包人要求和工程承建合同文件規(guī)定，在委托監(jiān)理的合同工程項目完成或監(jiān)理服務期滿后，對應由監(jiān)理現(xiàn)場機構歸檔的工程檔案逐項清點、整編、登記造冊，并向發(fā)包人移交。