如果說(shuō)，幾乎所有的項(xiàng)目都有某個(gè)共性，那么這一共性就是它們都缺乏足夠的規(guī)劃。這一缺陷在項(xiàng)目管理的績(jī)效衡量規(guī)劃方面尤為明顯。收集績(jī)效衡量數(shù)據(jù)對(duì)項(xiàng)目管理辦公室（PMO）的員工來(lái)說(shuō)常常是一種馬后炮行為，目的是匆忙應(yīng)對(duì)客戶或政府的各種要求。毫不夸張地講，這些要求不可小視。通常情況下，某個(gè)項(xiàng)目能否繼續(xù)進(jìn)行就要看能否成功地滿足這些要求。

　　還是那句話，沒(méi)有多少項(xiàng)目管理辦公室或類(lèi)似的機(jī)構(gòu)會(huì)投入足夠的時(shí)間和資金去開(kāi)發(fā)有效的衡量指標(biāo)。其結(jié)果是，它們所用的衡量指標(biāo)多數(shù)情況下都毫無(wú)用處。

　　企業(yè)中的經(jīng)理人首先要做的一件事情，就是要確定哪些衡量指標(biāo)符合該組織在信息方面的需求。然而在某個(gè)項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程中，尤其是在開(kāi)始的階段，需要人們隨時(shí)對(duì)這個(gè)過(guò)程給予關(guān)注并不斷采取重要舉措。

　　多數(shù)衡量舉措是在有了需求的情況之下才進(jìn)行的。這樣做的結(jié)果是，項(xiàng)目管理辦公室員工所獲得的衡量數(shù)據(jù)并不是他們需要的或希望得到的，因?yàn)樵陧?xiàng)目結(jié)束時(shí)或在未來(lái)如何運(yùn)用衡量數(shù)據(jù)，事先沒(méi)有任何計(jì)劃、說(shuō)明或總體方案。多數(shù)項(xiàng)目管理辦公室不是收集了太多的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，就是采集數(shù)據(jù)的系統(tǒng)有問(wèn)題，或是采用了錯(cuò)誤的衡量指標(biāo)來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)估。

　　為了杜絕以上這些問(wèn)題的出現(xiàn)，為了確保有一套智能強(qiáng)大、反應(yīng)靈敏和行之有效的手段來(lái)收集和衡量相應(yīng)的績(jī)效數(shù)據(jù)，我們可以考慮采取以下這些步驟和措施。

　　第一步，確定衡量的內(nèi)容

　　完成這一首要也是最關(guān)鍵的步驟所花費(fèi)的時(shí)間，可能比預(yù)想的要多得多。但是在最初的階段針對(duì)結(jié)束的狀態(tài)提前進(jìn)行規(guī)劃，可能會(huì)省去你數(shù)百個(gè)小時(shí)的返工時(shí)間，尤其是當(dāng)你的組織正處在“成熟壯大”的階段的時(shí)候。某個(gè)項(xiàng)目管理辦公室在開(kāi)始制定績(jī)效衡量指標(biāo)之前，需要確定和分析它在信息方面的需求是什么，其具體方法是弄清楚究竟要衡量什么，然后應(yīng)該如何去分析這些衡量數(shù)據(jù)。若想搞清楚衡量“什么”，我們需要對(duì)項(xiàng)目的正式需求進(jìn)行分析。如果立項(xiàng)正確的話，那么這些需求將符合公司的中心目標(biāo)。

　　每個(gè)項(xiàng)目都必須全面徹底地實(shí)施這一用來(lái)定義和分析項(xiàng)目衡量指標(biāo)的有效流程。如果只是使用陳舊的衡量數(shù)據(jù)而不分析客戶需要什么產(chǎn)品和服務(wù)，或者對(duì)自己的分析結(jié)果秘而不宣而忽略了對(duì)數(shù)據(jù)的科學(xué)驗(yàn)證，那么其結(jié)果將是適得其反。而企業(yè)要想成功地制定出一項(xiàng)內(nèi)容清晰、指導(dǎo)性強(qiáng)的衡量計(jì)劃，關(guān)鍵是要有管理層的有力領(lǐng)導(dǎo)和資金方面的大量投入。

　　第二步，選擇衡量的方法

　　在這個(gè)步驟中，企業(yè)最好是采用某些指導(dǎo)原則，如國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)組織（ISO）模型。公司應(yīng)該從這些指導(dǎo)原則中選擇項(xiàng)目績(jī)效的衡量方法，它要么在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)就已經(jīng)就位，要么日后隨著項(xiàng)目利益相關(guān)者的支持很快被采納。

　　第三步，建立衡量的指標(biāo)

　　要想獲得高質(zhì)量的數(shù)據(jù)和正確的分析報(bào)告，你需要關(guān)注以下三類(lèi)指標(biāo)：

　　績(jī)效衡量指標(biāo)。這些指標(biāo)顯示的是，在取得項(xiàng)目的預(yù)期結(jié)果方面，你的績(jī)效狀況如何。其中一個(gè)非常有用的績(jī)效衡量指標(biāo)是掙值管理（EVM，EarnedValueManagement）。它綜合了項(xiàng)目的成本、項(xiàng)目的進(jìn)度和項(xiàng)目的績(jī)效等幾大因素。你選擇什么樣的衡量指標(biāo)最終比用什么工具更加重要，所以要十分謹(jǐn)慎地行事�，F(xiàn)在盡管有一些很優(yōu)雅的衡量工具，但是用它們做大項(xiàng)目太昂貴，做小項(xiàng)目又太復(fù)雜。EVM技術(shù)則對(duì)那些成本加固定費(fèi)用的合同至關(guān)重要。

　　經(jīng)營(yíng)成果和客戶滿意度指標(biāo)。它們告訴你，在最終產(chǎn)品和內(nèi)部及外部客戶方面，項(xiàng)目的表現(xiàn)情況。可以從客戶滿意度調(diào)查和項(xiàng)目開(kāi)始前及結(jié)束后的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中獲得此類(lèi)指標(biāo)數(shù)據(jù)。例如，可以衡量某個(gè)新軟件包是否能很快和有效地為最終用戶或客戶解決問(wèn)題。

　　流程指標(biāo)。例如：產(chǎn)品、服務(wù)或其他工作成果的合格率，反之就是次品率。

　　要制定和實(shí)施全面一致的財(cái)務(wù)質(zhì)量和財(cái)務(wù)狀況指標(biāo)，以上三個(gè)方面是必不可少的。項(xiàng)目質(zhì)量是與數(shù)據(jù)質(zhì)量息息相關(guān)的。輸入什么樣的數(shù)據(jù)，就會(huì)得到什么樣的結(jié)果。

　　第四步，將項(xiàng)目衡量計(jì)劃的三類(lèi)指標(biāo)與質(zhì)量保證計(jì)劃相對(duì)應(yīng)

　　質(zhì)量保證計(jì)劃會(huì)幫助你確保產(chǎn)品能夠高質(zhì)量按時(shí)完成并使客戶達(dá)到滿意。如果是提供高質(zhì)量的客戶服務(wù)，你需要運(yùn)用高標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)確及時(shí)的數(shù)據(jù)來(lái)支持內(nèi)外部客戶及用戶。

　　第五步，記錄指標(biāo)的數(shù)值

　　對(duì)指標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行文檔記錄是至關(guān)重要的。同時(shí)，要為用戶建立一本指標(biāo)手冊(cè)，這樣，你不僅提供了方便，而且還保持了一致性。

　　第六步，對(duì)數(shù)據(jù)的衡量、采集、分析和報(bào)告，建立通用的標(biāo)準(zhǔn)

　　既要為管理層提供概況性信息（例如，可以運(yùn)用綠、黃和紅三色信號(hào)燈圖表），又要具備深入挖掘信息的功能以獲得詳細(xì)數(shù)據(jù)和分析結(jié)果。