一個具體的建設(shè)工程包含實(shí)體和資料兩個不可分割的組成部分，而工程檔案資料則是工程實(shí)體的圖、文記載，是工程施工全過程的真實(shí)寫照。因此，相關(guān)責(zé)任人要以對社會、對歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，來保證檔案資料的完整、規(guī)范、準(zhǔn)確、真實(shí)，并按有關(guān)規(guī)定向城建檔案館移交工程竣工檔案資料。但是，在這里應(yīng)該認(rèn)真提出的是，目前建筑市場有相當(dāng)一部分建設(shè)工程竣工檔案，從形成、整理、編制到管理上都存在嚴(yán)重問題，缺乏檔案的真實(shí)性、規(guī)范性。主要表現(xiàn)在以下方面：

　　1、檔案資料的編制與工程進(jìn)度不同步

　　在建設(shè)過程中重視施工，忽視檔案資料的現(xiàn)象嚴(yán)重存在，工程竣工資料的編制工作往往成為工程完工后的“回憶錄”，從而缺乏完整性和真實(shí)性。

　　2、檔案資料的編制不規(guī)范

　　一些資料員在工作中，沒有按照國家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/50328-2001）的規(guī)定編制工程竣工資料，資料中復(fù)印件、傳真件、“三色筆”（鉛筆、圓珠筆、彩色筆）字跡普遍存在。沒有認(rèn)真履行資料員工作職責(zé)，代替項(xiàng)目相關(guān)管理人員簽署施工文件。更為嚴(yán)重的是個別項(xiàng)目負(fù)責(zé)人置法律而不顧，私刻行政管理部門驗(yàn)收專用印章，企圖逃避職能部門的監(jiān)管。

　　3、工程竣工圖編制內(nèi)容不齊全

　　工程圖編制是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，必須按照國家檔案局頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行規(guī)定》進(jìn)行編制。許多資料員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，在編制竣工圖時，不能領(lǐng)會有關(guān)設(shè)計變更和技術(shù)參數(shù)的要求，對設(shè)計變更只是簡單線性的進(jìn)行表示。

　　4.工程相關(guān)檢測結(jié)果不真實(shí)

　　如：“建筑物垂直度觀測”成果，不是由具備測量資質(zhì)的檢測部門觀測，而通常由施工單位自己實(shí)施；施工單位自己攪拌混凝土的“混凝土配合比”記載不真實(shí)。這些都嚴(yán)重影響工程施工質(zhì)量。

　　5.監(jiān)理單位沒有認(rèn)真履行職責(zé)

　　存在對材料報驗(yàn)不現(xiàn)場檢查、設(shè)計變更不及時簽發(fā)認(rèn)可（核實(shí)）文件、監(jiān)理日志不逐日填寫等現(xiàn)象。

　　6.不按照規(guī)定的時限向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報送工程竣工檔案

　　試想假如鳳凰縣堤溪大橋工程的檔案資料也存在上述問題，這樣的建設(shè)工程資料，將如何能夠真實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，一旦工程出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量問題，又如何以此為據(jù)調(diào)查事故發(fā)生的原因，如何追究違法、違規(guī)者的責(zé)任，如何給人民一個滿意的答復(fù)。

　　國務(wù)院頒發(fā)的《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第十七條規(guī)定，“建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立、健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工后，及時向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案”。第十六條對工程竣工驗(yàn)收規(guī)定，“有完整的技術(shù)檔案和施工管理資料”，主要包括以下方面：工程項(xiàng)目竣工報告；分項(xiàng)、分部工程和單位工程技術(shù)人員名單；圖紙會審和設(shè)計交底記錄；設(shè)計變更通知單，技術(shù)變更核實(shí)單：工程質(zhì)量事故發(fā)生后調(diào)查和處理資料：隱蔽工程驗(yàn)收記錄及施工日志；竣工圖；質(zhì)量檢驗(yàn)評定資料。